Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F - France Travail

Au sein d'une PME spécialisée en électricité, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif de l'entreprise. Véritable interface entre la direction, les équipes internes, les clients et les fournisseurs, vous assurez la gestion administrative quotidienne liée à l'activité de l'entreprise et au suivi des chantiers.

Vos responsabilités:
- Accueil & communication
Gérer les appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs
Traiter les courriers et les e-mails (réception, rédaction, envoi, classement)
Accueillir les visiteurs (clients, fournisseurs, partenaires)
- Gestion administrative courante
Tenir à jour les plannings (interventions, rendez-vous, réunions)
Mettre à jour l'agenda de la direction et organiser les rendez-vous
Assurer le classement, l'archivage physique et numérique des documents
Mettre à jour les documents et tableaux de suivi internes
- Suivi chantiers & facturation
Préparer les devis (mise en forme, envoi, suivi)
Rédiger et émettre les factures clients
Assurer le suivi administratif des chantiers (documents contractuels, avenants, plan de prévention et PPSPS)
Préparer la partie administrative des dossiers d'appels d'offres
- Gestion sociale & RH (support)
Saisir et contrôler les pointages des salariés
Mettre à jour les dossiers du personnel (RH, formations, habilitations)
Suivre les visites médicales, formations obligatoires et habilitations
Préparer les dossiers de renouvellement de qualifications et certifications
- Achats & logistique
Suivre les achats de l'entreprise (commandes, bons de livraison, factures fournisseurs)
Gérer les relations administratives avec les fournisseurs
Veiller à l'approvisionnement des fournitures de bureau
Mettre à jour les dossiers liés aux véhicules de l'entreprise (assurances, contrôles, suivi administratif)
- Relations hiérarchiques

Poste placé sous l'autorité de la direction et en lien direct avec les équipes techniques et les responsables d'affaires.

Profil recherché:
Qualités -> Rigoureux(se), organisé(e) et autonome, vous êtes reconnu(e) pour votre polyvalence et votre sens des priorités.
Vous faites preuve :
D'un excellent sens de l'organisation
D'une très bonne maitrise rédactionnelle
D'une forte capacité d'adaptation
D'un bon esprit d'équipe
D'un réel sens du service et du client
De discrétion et de fiabilité dans le traitement des informations
- Formation
Bac ou BTS en secrétariat / assistanat / gestion administrative
5 ans d'expérience minimum dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur du BTP ou d'une PME
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook - logiciels de gestion appréciés)

Conditions d'emploi:
CDI - Temps plein
Rémunération attractive à négocier selon profil

Nos atouts:
Projets techniques et variés
Ambiance conviviale et attention portée à la qualité de vie au travail
Point d'honneur sur la qualité des prestations et du travail

Processus de recrutement:
Un premier entretien téléphonique
Questionnaire en préparation du second entretien
L'entretien physique

Experience: 5 An(s) - idéalement dans le BTP

Compétences: Gestion des agendas,Normes rédactionnelles,Classement, archivage,Gestion administrative,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Organiser des déplacements professionnels,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.),Assurer la gestion administrative d'une activité,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Maintenir une relation clientèle de qualité,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Utiliser les outils numériques,Gérer un planning,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Concevoir un devis ou un projet de contrat,Classer des documents,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Travaux d'installation électrique dans tous locaux

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).