Assistant - Assistante de Direction H/F - Bibliotheque Nationale de France

L'assistant.e au sein de la direction du développement culturel et du musée assure les fonctions d'assistant auprès du directeur et de son adjointe, directrice du Département Expositions, Manifestations, Musée et Prêts et expositions extérieures.

A ce titre, il. elle est amené.e à assurer les activité suivantes :

- mise en forme de notes, présentations, rapports, courriers ;
- gestion et archivage des notes et dossiers sous forme papier ;
- recherches ponctuelles d'informations sur des sujets liés à l'actualité culturelle et l'activité de la DCM ;
- gestion de l'agenda électronique et des déplacements du directeur et de son adjointe ; organisation des réunions, rassemblement des informations et des documents pour la constitution des dossiers en rapport ;
- interface téléphonique, gestion des messages, et accueil des visiteurs ;
- traitement, suivi et diffusion du courrier ;
- vérification des documents soumis à la signature du directeur et suivi du circuit de validation ;
- élaboration et diffusion des plannings de congé de l'équipe encadrante DCM et des secrétariats ;
- gestion des fournitures de bureau ;

Missions administratives transversales aux services de la Direction :
- classement et archivage des documents ; co pilotage de la documentation numérique pour la DCM ; rôle de correspondant de logistique administrative (CLA) ;
- recueil et mise en forme de l'agenda journalier des manifestations culturelles avant affichage public ;
- suivi des bibliothèques internes de la DCM ;
- coordination des contributions des services DCM à des documents stratégiques (rapport d'activités annuel, notes budgétaires, etc.)
- missions diverses de liaison entre les 7 services.

Environnement professionnel :
La Direction du Développement culturel et du musée comprend le département du Musée, des expositions et des manifestations, ainsi que trois services : le service des Editions des livres, le service commercial et le service des Editions multimédias.
Le département du Musée, des expositions et des manifestations regroupe quatre services : le service du Musée de la BnF, le service des Expositions, le service des Prêts et des expositions extérieures, enfin le service des Manifestations culturelles.

- Liaisons hiérarchiques :
Directeur du développement culturel et du musée, directrice du Département Expositions, Manifestations, Musée et Prêts et expositions extérieures

- Liaisons fonctionnelles :
Services et départements de la DCM, ensemble des Directions de la BnF

Activités spécifiques
permanence du secrétariat DCM en binôme avec le secrétariat du Service des Expositions, en cas d'absence ou congés de plus de 2 jours.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Gestion des bibliothèques et des archives

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.