Assistant de Direction H/F - OUEST PATHOLOGIE

Fort de ses 6 établissements, 32 pathologistes et près de 160 salariés, le groupe Ouest Pathologie tend à s'imposer comme un acteur incontournable en matière de dépistage et de diagnostic du cancer dans la région Bretagne. C'est un acteur de référence de l'Anatomie et Cytologie Pathologiques (ACP).

La vision Ouest Pathologie : un diagnostic médical et un service d'excellence portés par une équipe autonome et dynamique !Rattaché(e)au Directeur Général Opérationnel, vous êtes le support de la Direction opérationnelle et du Conseil de gérance dans leurs besoins au quotidien.

Ainsi, vous avez notamment en charge les missions suivantes :

Missions administratives

- Gestion et suivi des agendas Outlook pour la Direction (Conseil de Gérance, DGO...)
- Gestion des plannings des salles de réunion pour la Direction (Conseil de Gérance, DGO...)
- Préparation des réunions (ordre du jour) du Conseil de Gérance, participation à ces réunions et rédaction des comptes rendus
- Réception du courrier à destination de la Direction ou des Médecins et répartition entre les différents interlocuteurs
- Secrétariat courant : rédaction et envoi de courriers divers, sollicitations diverses, gestion des appels, etc... Classement documentaire, traçabilité, et archivage.

Suivi de dossiers

- Préparation, rédaction, sollicitation en interne des interlocuteurs pour le dépôt et le suivi des dossiers d'appels d'offres
- Gestion et rédaction des réponses faisant suite aux réclamations patients
- Gestion des dossiers de contentieux patients en lien avec l'assureur
- Gestion des achats de fournitures de bureau et petits matériels
- Organisation et gestion des interventions d'entretien du bâtiment et petits travaux en lien avec l'approvisionneur
- Suivi des factures fournisseurs en lien avec ces sujets

Organisation

- Gestion de la logistique des déplacements pour la Direction (réservation de billets de trains/avions, d'hôtel etc. )
- Organisation d'évènements : assemblées générales, séminaires, réunions, rendez-vous... pour la Direction (Conseil de Gérance, DGO...)
- Gestion et achat des plateaux repas pour les réunions
- Suivi des factures fournisseurs en lien avec ces sujets

Communication

- Création des supports de communication interne (courriers, compte rendu, note, affiche, présentation de la société...)
- Création des supports de communication externe (cartes de visite, plaquettes, livrets, affiches...)
- Préparation et organisation d'actions de communication (ex. Webinar) en lien avec les pathologistes ou la Direction Générale Opérationnelle
- Création, rédaction, gestion des interfaces internes pour l'envoi de courriers de communication auprès des prescripteurs (e-mailing, publipostages...)

Qualité

- Connaissance du manuel Qualité
- Enregistrement des non-conformités et réclamations relevées
- Mise en oeuvre des actions curatives/correctives éventuelles

Titulaire d'un Bac +3 en assistanat de direction, communication ou gestion, vous justifiez d'une expérience confirmée en secrétariat de direction.

À l'aise avec les outils numériques, on vous reconnait d'excellentes compétences rédactionnelles et une maîtrise des outils bureautiques et des réseaux sociaux professionnels.

Vous savez planifier, suivre des échéances et êtes capables de gérer plusieurs dossiers simultanément avec efficacité.

Doté.e d'un bon relationnel, d'une grande discrétion professionnelle et d'une assertivité, vous faites preuve d'un sens aigu de la confidentialité, de l'organisation et du travail en réseau et appréciez le travail en équipe.

Votre sens de l'écoute, votre rigueur et votre capacité à anticiper seront des atouts essentiels pour réussir sur ce poste.