Assistant Administratif H/F - Fondation ARKHEIN

Créée en 2023, la Fondation ARKHEIN, dont la branche française ARKHEIN France est active depuis 2020, développe des programmes à fort impact social, dédiés au bien de l'humain, du vivant et de la planète.

Implantée dans la vallée de l'Arve, ARKHEIN France porte aujourd'hui plusieurs projets structurants : logements destinés à l'accueil de personnes et de familles en situation de précarité, maison partagée pour femmes victimes de violences, colocation pour jeunes actifs, centre d'accueil pour enfants autistes, ainsi que le développement futur de bureaux et d'un espace d'accompagnement administratif et judiciaire.

Dans ce contexte de croissance et de structuration, la Fondation ARKHEIN renforce son organisation et recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve). Véritable pilier opérationnel, vous contribuerez au bon fonctionnement administratif des activités de la Fondation et de ses structures, en assurant la fiabilité des documents, le suivi des dossiers et la coordination administrative avec les équipes, les partenaires et la direction.

Ce poste s'adresse à une personne rigoureuse, organisée et engagée, souhaitant mettre ses compétences administratives au service d'un projet à forte dimension humaine et sociétale.Description du poste

L'Assistant(e) Administratif(ve) intervient en support transversal auprès des différentes sociétés du Groupe ARKHEIN.
Il/elle assure la gestion administrative, documentaire et le suivi opérationnel des activités du groupe, dans un environnement multi-structures (France / Suisse / International).

Le poste comprend également une assistance administrative directe aux dirigeants (PDG / COO), incluant la gestion de leur organisation professionnelle, de certaines démarches personnelles et de leur emploi du temps ainsi que la liaison avec l'équipe de direction du groupe.

Le poste est strictement administratif, sans pouvoir de décision financière, juridique ou fiscale.

Missions principales

1. Gestion locative & administrative des baux

(en lien avec le gestionnaire immobilier, sans responsabilité de validation)

- Suivi administratif des baux (bailleurs / locataires)
- Classement, mise à jour et archivage des contrats de location
- Suivi administratif des paiements de loyers
- Émission des quittances de loyer
- Préparation des attestations locatives
- Interface administrative entre :
- Les différentes personnes morales (France / Suisse / International)
- Les dirigeants (PDG / COO)

2. Comptabilité - support administratif

(en lien avec l'expert-comptable, sans responsabilité de validation)

- Saisie comptable selon les procédures définies
- Scan, classement et archivage des pièces justificatives
- Affectation administrative des dépenses par bien / opération
- Suivi administratif des immobilisations (tableaux et pièces)
- Préparation et transmission des éléments pour :
- Liasse fiscale
- Dépôts au greffe
- Décisions et déclarations fiscales
- Soumissions aux impôts

3. Secrétariat de direction - PDG

- Gestion et organisation de l'agenda du PDG
- Planification des rendez-vous et réunions
- Préparation administrative des réunions :
- ordres du jour
- documents
- comptes rendus simples
- Suivi administratif des actions décidées
- Gestion de certaines démarches administratives liées à l'organisation professionnelle du PDG
- Respect strict de la confidentialité

4. Ressources humaines - administratif RH

(en lien avec le PDG et le COO)

- Publication et suivi des annonces de recrutement
- Gestion administrative des candidatures
- Préparation administrative des contrats de prestation de service
- Gestion documentaire RH :
- Règles internes
- Documents d'agrément
- Suivi administratif de l'alternance :
- TESE
- URSSAF
- Interface fiches de paie
- Aides ASP (SYLAE)
- OPCO EP
- Centres de formation

5. Juridique - suivi administratif uniquement

(en lien avec le PDG et le COO)

- Suivi administratif des dossiers juridiques en cours
- Centralisation et classement des échanges avec :
- Notaires
- Huissiers
- Avocats
- Classement des assignations et pièces juridiques
- Préparation administrative des procès-verbaux AGO / AGE (à partir de modèles existants)

6. Finance - contrôle & suivi administratif

(préparation et suivi - hors validation et signature bancaire)

Préparation des paiements et virements :

- Collecte et vérification des factures fournisseurs, notes de frais et échéanciers
- Vérification des montants, IBAN et dates d'échéance
- Contrôle de conformité documentaire (contrats, validations internes)
- Organisation et planification des paiements (priorités, récurrences)
- Élaboration et mise à jour des tableaux de suivi des paiements
- Suivi du processus de validation des paiements
- Gestion administrative des prélèvements SEPA

Autres missions financières :

- Suivi comptable des programmes de parrainage
- Rapprochements bancaires
- Suivi administratif des cartes bancaires
- Suivi des assurances (contrats, échéances)
- Participation à l'élaboration des budgets prévisionnels
- Préparation administrative des dossiers de prêt bancaire (montage financier exclu)

7. Administration générale

- Gestion administrative de la domiciliation et du siège social
- Gestion du courrier :
- Postal
- Électronique
- Plateformes dédiées (e-post, se-domicilier, etc.)
- Classement et archivage centralisé
- Suivi des échéances administratives

8. Holding - suivi administratif (périmètre strictement délimité)

- Classement des conventions Holding SASU
- Archivage des PV d'autorisation de financement
- Suivi administratif mensuel des comptes courants
- Vérification de cohérence documentaire Holding / SASU
- Archivage des justificatifs financiers
- Préparation administrative des procès-verbaux annuels

Formation & expérience

- Formation en gestion administrative, comptabilité, assistanat ou équivalent
- Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement en environnement multi-sociétés
- Une expérience en immobilier, holding ou cabinet comptable est un plus

Compétences techniques

- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Drive, outils collaboratifs)
- Bonne compréhension des bases comptables, administratives et RH
- Capacité à structurer, classer et sécuriser l'information
- À l'aise avec les environnements multi-entités et multi-pays

Qualités personnelles

- Rigueur et sens du détail
- Organisation et gestion des priorités
- Discrétion absolue et respect de la confidentialité
- Autonomie, fiabilité et proactivité
- Capacité à travailler en lien direct avec les dirigeants