Agent Administratif en Charge de la Scolarité du Conservatoire - Mairie de Limoges H/F - Communes

Agent administratif en charge de la scolarité du Conservatoire

Participation à l'organisation de l'année scolaire et à son bon déroulement
- Préparer la planification administrative sur l'année avec l'ensemble de l'équipe ;
- Préparer les procédures d'inscription et de réinscription ;
- Veiller à la transmission des informations (notamment liées aux inscriptions)
- Assurer le paramétrage du logiciel iMuse et mettre à jour la base de données ;
- Recenser les heures d'enseignement disponibles en fin d'année scolaire ;
- Fournir aux responsables, conseillers ou enseignants tout document de nature à faciliter l'organisation de leur département ou classes ;
- Alerter les enseignants des périodes d'évaluation ou d'orientation.

Suivi administratif de la scolarité des élèves
- Assurer la gestion administrative des dossiers d'inscription des élèves (complétude des dossiers, inscriptions...)
- Assurer le suivi des élèves et la communication auprès des familles (emploi du temps, absences...)
- Assurer le suivi administratif et financier via les logiciels dédiés.

Assurer la coordination entre les différents usagers du conservatoire
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, élèves et enseignants ;
- Recueillir toutes les informations transmises par les enseignants relatives à la scolarité des élèves ;
- Informer les enseignants des demandes émises par les familles ou les élèves ;
- Veiller à la transmission des informations nécessaires aux missions de premier accueil

Gestion administrative des concours (référent)
- Définir en lien avec les personnes concernées les dates de concours et procéder à la mise en oeuvre de leur organisation (recensement des élèves, des places ouvertes, envoi des convocations...)
- Saisir les résultats des concours et rédiger les procès-verbaux.

- Maitrise des outils informatiques (Word et Excel) et être en capacité de s'adapter rapidement à des logiciels métiers (iMuse, Astre) ;
- Aptitude au travail en équipe, à la concertation et au travail en transversalité ;
- Faire preuve de rigueur, d'organisation, de ponctualité, d'esprit d'équipe et d'initiative ;
- Posséder un bon niveau en français (écrit et parlé) ;
- Aptitudes relationnelles : savoir faire preuve de patience et de compréhension, utiliser un langage adapté ;
- Connaissance de l'environnement professionnel d'un conservatoire et plus largement des collectivités territoriales ;
- Intérêt pour le milieu artistique.