Pref25 - Adjoint au Chef du Bureau de la Représentation de l'État H/F - Service Public

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales
L'adjoint(e) au chef de bureau de la Représentation de l'Etat (BRE) assure un appui opérationnel et stratégique dans l'organisation et la coordination des missions transversales du bureau.
Il/elle participe activement à la préparation et au suivi des cérémonies officielles, des visites ministérielles, des soirées électorales, ainsi qu'à la rédaction des dossiers, discours et éléments de langage pour le préfet et la directrice de cabinet.
Il/elle est également en charge du traitement des dossiers de distinctions honorifiques et du suivi des interventions des ministres, parlementaires et particuliers.
Le poste implique une forte interaction avec les services internes, déconcentrés et les partenaires institutionnels.
Vos activités consistent en :

- Appui au chef BRE pour l'organisation des cérémonies, évènements et manifestations au sein ou hors de la préfecture, en lien avec les partenaires institutionnels ;

- Organisation et coordination des visites ministérielles (programme, logistique, accueil) ;

- Préparation et suivi des soirées électorales (bureaux-tests, coordination des moyens, liaison avec les services de l'Etat) ;

- Rédaction et préparation des dossiers, discours et éléments de langage pour le préfet et la directrice de cabinet, en lien avec les services internes et déconcentrés ;

- Gestion des relations avec l'ONaC-VG et les associations d'anciens combattants ;

- Instruction et suivi des dossiers de distinction honorifiques (Légion d'honneur, ordre national du Mérite) ;

- Traitement et suivi des demandes d'intervention des ministres, parlementaires et particuliers (réponses aux courriers réservés et divers).

Votre environnement professionnel
Activités du service

Au sein du cabinet du Préfet, le bureau de la Représentation de l'Etat (BRE) est en charge de la représentation de l'Etat, de l'organisation des évènements officiels, du suivi de la vie politique locale, de l'instruction des distinctions honorifiques et des relations avec les anciens combattants.

Composition et effectifs du service

3 agents dont chef de bureau (A),1 adjoint au chef de bureau (A) et 1 agent (C)

Liaisons hiérarchiques
Préfet, directrice de cabinet, chef du BRE

Liaisons fonctionnelles
Services de la préfecture et des sous-préfectures, services déconcentrés de l'état, collectivités territoriales, ministères, presse.

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
- Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise / requis
- Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise / requis
- Avoir des compétences juridiques / niveau pratique / requis

Savoir-faire
- Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise / requis
- Savoir manager / niveau pratique / requis
- Savoir s'organiser / niveau expert / requis
- Avoir l'esprit de synthèse / niveau maîtrise / à acquérir
- Savoir rédiger / niveau maîtrise / requis
- Savoir négocier / niveau expert /requis
- Savoir gérer un projet /niveau maîtrise/requis
- Connaître les règles du protocole / niveau maîtrise / requis

Savoir-être
- savoir s'adapter / niveau maîtrise / requis
- avoir le sens des relations humaines / niveau expert / requis
- savoir communiquer / niveau maîtrise / requis
- savoir s'exprimer oralement / niveau pratique / requis

Autres: connaître les règles du protocole

Durée attendue sur le poste: 3 ans