Assistant de Direction Réf. 2025-161 H/F - Sorbonne Université– Services Universitaires

La direction de la recherche et de l'innovation (DR&I) est responsable de la mise en oeuvre de la politique de recherche et d'innovation de l'université et participe à son élaboration de cette politique en apportant des informations consolidées, des expertises et des analyses.

Au sein de la DR&I, le Département de soutien aux politiques de recherche a en charge le suivi et l'analyse des activités de recherche, des accords institutionnels de l'université, et la gestion et l'animation des programmes transfacultaires et notamment les instituts et initiatives pluridisciplinaires. Il assure également le fonctionnement général de la direction : recrutements, suivi et évolution de ses personnels, élaboration et réalisation de son budget.

Localisation : 4, place Jussieu 75005 ParisFonctions : Assistant-e de Direction
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission :

Au sein de la direction de la recherche et de l'innovation (DR&I), l'assistant-e de direction est affecté(e) au bureau du budget et des ressources humaines de la structure :

- Assister le directeur de la DR&I afin d'optimiser la gestion de son activité
- Assurer l'assistance technique, logistique et administrative de la direction
- Contribuer aux activités de coordination et de communication
- Contribuer aux activités du budget et des ressources humaines de la structure

Activités principales :

- Organiser les rendez-vous, le planning du directeur et filtrer les appels/accueils physiques
- Effectuer le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
- Gérer les commandes d'achats : devis, bons de commandes, vérifications...
- Suivre les achats par carte et respect des plafonds de dépenses
- Organiser les déplacements et les missions : réservation de transport et d'hébergement, édition des ordres de mission, états de frais...
- Préparer et organiser des réunions : convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, commandes des traiteurs, ...
- Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures

Vous serez également amené.e à réaliser les tâches suivantes :

- Participer à la diffusion de l'information concernant les projets en interne et en externe
- Assurer l'interface avec les autres services administratifs
- Rédiger des courriers, des comptes rendus, des notes ...
- Mettre en place des conventions de stage, suivi des paiements des gratifications et des absences
- Archiver des documents

Outils spécifiques à l'activité :

- Sifac
- Smartdata

Encadrement : NON

Connaissances transversales requises :

- Bonne connaissance des techniques de secrétariat
- Utilisation des techniques de classement et d'archivage
- Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et de ses trois facultés sera un plus

Savoir-faire:

- Savoir trier et classer les informations
- Savoir hiérarchiser et prioriser les demandes
- Capacité à proposer des améliorations des procédures
- Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
- Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

- Autonomie, méthode et rigueur
- Sens de l'organisation et de la coordination
- Aptitude à travailler en équipe
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Sens du contact et des relations humaines
- Polyvalence et capacité d'adaptation