Assistant de Direction Dgs Réf. 2026-1290 H/F - Sorbonne Université– Services Universitaires

La Direction générale des services (DGS) rassemble la directrice générale des services et quatre directeurs généraux des services adjoints qui coordonnent chacun un pôle de directions parmi les 22 directions de niveau interfacultaire. La DGS travaille en étroite collaboration avec les directions générales des trois facultés et la présidence de l'université.

Localisation : 4 place Jussieu 75005 ParisFonctions : Assistant(e) de Direction DGS
Emploi-type : J4C42 -Technicien(ne) en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J - Gestion et Pilotage

CDD de 6 mois.

Mission :

Placé(e) auprès du/de la Directeur/trice Générale des Services et des directeurs généraux des services adjoints, l'assistant(e) de direction a pour mission de les assister dans l'exécution de leurs activités et d'en optimiser la gestion.

Il ou elle devra travailler en interaction avec le secrétariat de la Présidence, avec les secrétariats des facultés et avec les différentes directions de l'université.

Activités principales :

- Gestion des agendas, organisation des rendez-vous et des réunions et suivi des demandes de la DGS et des DGS adjoints
- Accueil téléphonique, accueil et orientation des visiteurs
- Suivi des demandes adressées à la direction générale des services par des interlocuteurs externes ou internes à Sorbonne Université
- Préparation de dossiers en vue des réunions politiques et administratives
- Archivage de documents et des dossiers
- Gestion de la bonne circulation des parapheurs (enregistrement, mise en oeuvre des documents, relecture...)
- Commandes de fournitures et de diverses prestations (café d'accueil...) et création des diverses prestations
- Gestion financière de la direction générale des services et de la direction des affaires juridiques institutionnelles
- Organisation de réunions et prises de rendez-vous pour la direction des affaires juridiques et institutionnelles
- Participation pour la DGS à l'organisation logistique d'événements institutionnels
- Suivi et mise à jour des compteurs congés dans GABS
- Suivi des dossiers juridiques
- Intégration des nouveaux agents au sein de la DGS

Connaissances transversales requises :

- Connaissance générale des procédures administratives
- Connaissance des techniques de secrétariat

Savoir-faire :

- Savoir organiser et planifier ses activités
- Savoir s'exprimer oralement et rédiger à l'écrit avec aisance

Savoir-être :

- Excellent relationnel
- Organisation
- Rigueur
- Réactivité
- Disponibilité
- Discrétion
- Autonomie