Ihedn - Assistant au Sein du Secrétariat Mutualisé H/F - Service Public

Le secrétariat général

Le secrétaire général pilote et coordonne hiérarchiquement l'ensemble des activités et des équipes du secrétariat général. Fort d'une trentaine d'agents, le secrétariat général assure les fonctions juridiques, administratives, budgétaires et logistiques transverses au profit de la direction et de l'ensemble des départements de l'Institut.

L'Agence comptable est rattachée fonctionnellement au secrétariat général.
Outre le secrétariat mutualisé, le secrétariat général comprend cinq bureaux :
- le bureau des affaires financières et juridiques (BAFJ) ;
- le bureau des moyens généraux (BMG) ;
- le bureau du soutien logistique (BSL) ;
- le bureau des ressources humaines (BRH) ;
- le bureau des systèmes numériques (BSN).

Nombre de personnels : 29 agents et 4 apprentis
Responsable hiérarchique direct (N+1) : Isabelle Defrance, secrétaire générale.
Responsable N+2 : Préfet Nicolas Basselier, directeur adjoint.IHEDN - Assistant au sein du secrétariat mutualisé (F/H)

Activités principales

Mission principale :

Assurer le support administratif des départements et du secrétariat général, au sein d'un secrétariat mutualisé.

Activités principales :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs ;
- Gérer les agendas, organiser les rendez-vous, réunions et événements des chefs de départements et de leur adjoint ;
- Rédiger et mettre en forme des documents (lettres, notes, relevés de décision, comptes-rendus, présentations...) ;
- Assurer la circulation des courriers et parapheurs ;
- Accompagner les nouveaux arrivants dans leur prise de poste ;
- Actualiser et diffuser des informations en interne département/SG ;
- Participer à l'organisation des réunions (réservation des salles, logistique...)
- Participer au traitement administratif des ordres de mission des agents du département ;
- Suivre les commandes, et les frais de représentation ;
- Participer au traitement administratif des dossiers des conférenciers et intervenants ;
- Apporter un support administratif à la certification des formations.

Autres activités :

- Renforcer ponctuellement les équipes en conduite de sessions ;
- Participer au processus de recrutement des auditeurs de la session nationale (réception et traitement des dossiers, organisation des jurys, questions des candidats...) ;
- Concourir à la préparation du conseil d'administration.

Compétences

Savoir être
- Réactivité ;
- Organisation et méthode ;
- Bonne communication orale et écrite ;
- Bon sens relationnel et capacité à travailler en équipe ;
- Grand sens de la discrétion.

Savoir-faire
- Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur ou agenda en ligne) ;
- Savoir établir des notes de synthèses, mise en forme de documents administratifs ;
- Gérer les priorités.

Connaissances
- Gestion documentaire ;
- Intérêt pour le milieu de la défense, la diffusion et la promotion de l'esprit de défense.