Assistant - Assistante de Direction H/F - Centre Hospitalier General D'oloron

Le Centre Hospitalier d'Oloron Sainte Marie, est un établissement en direction commune avec le CH de PAU, et fait partie Groupement Hospitalier de Territoire Béarn et Soule.
Son activité est répartie en 2 pôles d'activités cliniques et médicotechniques : pôle chirurgie et pôle médecine.
Services: urgences, USC, chirurgie traditionnelle et ambulatoire, pharmacie, imagerie, laboratoire, médecine polyvalente et gériatrique, USLD, SSR, EHPAD.
Missions:
Assiste le directeur et DRH DAM afin d'optimiser la gestion de ses activités (gestion de planning, préparation de réunions, organisation de déplacements, communication, accueil, ...).
Organise et coordonne des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées aux missions du Directeur et au fonctionnement de l'établissement.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (en lien avec la direction des affaires générales) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...)
Assiste le PCME et Vice PCME
Tâches:
- Gérer les rendez-vous, l'agenda du Directeur, sérier et prioriser les appels et les accueils physiques, constitution des dossiers de rendez-vous journaliers,
- Rédiger des projets de courriers et de notes,
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les projets en interne et en externe,
- Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier, la gestion des messages électroniques de la boîte mail de la direction générale,
- Traiter les courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Organiser les déplacements du Directeur,
- Préparer et organiser des réunions et des commissions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)
- Gérer les dossiers individuels du directeur et de tous les directeurs adjoints (point de dossiers, évaluation, dossier administratif, demande de congés, mobilité)
- Organiser les plannings des gardes de direction
- Participation à l'élaboration et au suivi de certains dossiers en lien avec la présidence de CME, la direction des affaires générales, DRH-DAM en support du secrétariat de cette direction, de la chargée de communication

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.