Assistant de Direction au Cabinet du Maire - Mairie de Talence H/F - Communes

Le Cabinet du Maire de Talence recrute un(e) assistant(e) de direction à temps complet.

Placé(e) sous la responsabilité directe du Chef de Cabinet de M. le Maire, vous êtes un(e) des collaboratrices/collaborateurs direct(e) du Maire et de l'équipe du Cabinet. Avec les autres membres de l'équipe, vous avez prioritairement en charge le suivi de l'agenda du Maire mais également des missions d'informations, d'accueil, de classement, de traitement, de gestion et de suivi de dossiers et de manifestations. Par vos missions et votre positionnement, vous êtes également garant(e) de l'image de la collectivité qui vous emploie.

A titre principal, assurer le suivi de l'agenda de M. le Maire
- Planifier les rendez-vous de M. le Maire, établir les invitations, veiller à leur bon déroulement en fonction de ses priorités ;
- Organiser les déplacements extérieurs et les déjeuners de travail ;
- Veiller à la bonne transmission des notes préparatoires aux rendez-vous ;
- Contribution à la rédaction et suivi de fiches de manifestation liées aux demandes des services.

Accueil physique et téléphonique au secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
- Recevoir, filtrer et transmettre des messages téléphoniques et courriers.

Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques
- Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers et comptes-rendus ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Organiser le classement et l'archivage de dossiers.

Titulaire cadre d'emploi des adjoints administratifs (Catégorie C) ou contractuel
Diplôme de niveau Bac +2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat, assistanat de gestion...
Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle.

COMPÉTENCES

SAVOIRS THEORIQUES
Connaître le fonctionnement des services de la collectivité
Savoir hiérarchiser les missions et évaluer leur importance.
Posséder des notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Recevoir, filtrer et réorienter

SAVOIR-FAIRE
Maîtriser les règles d'expression écrite et orale
Connaître les techniques de secrétariat dactylographique, prise de notes
Maitriser les principaux outils bureautiques (traitement de texte, tableur, courrier électronique)
Savoir établir tableaux de bord et de suivi
Préparer et planifier des réunions
Règles d'expression écrite et orale de qualité

SAVOIR-ETRE
Savoir prendre des initiatives
Savoir analyser une situation et en rendre compte
Posséder le sens du travail en équipe
Faire preuve de bonnes qualités relationnelles
Posséder un sens aigu de l'écoute, et de la communication,
Faire preuve d'autonomie de discrétion et de réactivité