Secrétaire Médicale H/F - EPOQUE

Époque est un cabinet de recrutement et de conseil en ressources humaines pour les entreprises à impact positif, spécialisé dans l'accompagnement des entreprises qui transforment la société : start-ups à impact, scale-ups, ETI et grands groupes en transition.

Notre mission est claire : connecter les talents aux organisations qui placent l'humain, la durabilité et l'innovation au coeur de leur stratégie.Notre client est un cabinet de chirurgie esthétique à taille humaine, reconnu pour son approche bienveillante et centrée sur le patient. L'équipe de 4 personnes oeuvre chaque jour pour offrir un parcours patient fluide, rassurant et structuré, dans un environnement chaleureux et professionnel, où l'écoute attentive et la qualité de l'accompagnement sont au coeur de chaque interaction.

Vos missions

1. Organisation & coordination du cabinet

- Ouverture quotidienne du cabinet (lumières, matériel, ambiance).
- Gestion complète du planning médecin / consultations / interventions.
- Orchestration des consultations et planification des interventions chirurgicales (en lien avec cliniques, anesthésistes, équipes partenaires).
- Gestion du standard téléphonique et du flux de patients.
- Suivi des transferts et agendas via Doctolib.
- Appels sortants pour confirmation de rendez-vous et suivi post-consultation.
- Gestion du matériel de bureau et des consommables.

2. Accueil & parcours patient

- Accueil physique des patients pendant les consultations.
- Création et mise à jour des dossiers patients sur Expert Santé.
- Gestion de la carte Vitale et des formalités administratives.
- Réponse aux questions patients (téléphone & mails) avec tact, pédagogie et bienveillance.
- Suivi des patients et organisation des rendez-vous post-opératoires.
- Accompagnement personnalisé du patient tout au long de son parcours médical.

3. Gestion administrative & financière

- Gestion des encaissements, devis et consentements.
- Contrôle des consultations et clôture de caisse en fin de journée.
- Suivi des règlements et gestion de la caisse.
- Gestion des mails, courriers et documents médicaux.

- Expérience significative de plus de 15 ans sur un poste de secrétaire médicale.
- Connaissance solide de la CPAM, des soins médicaux et des parcours patients.
- Une expérience en chirurgie (idéalement esthétique) est un vrai plus.
- À l'aise avec les outils métiers (Doctolib, Expert Santé, gestion devis & encaissements).
- Recherche une collaboration stable et durable dans un environnement humain et bienveillant.

Soft skills indispensables

- Écoute active & empathie profonde : capacité à comprendre les attentes, craintes et émotions des patients.
- Orientation patient forte : le bien-être du patient guide chaque action.
- Proactivité & réactivité : capacité à anticiper, prioriser et agir efficacement.
- Excellente présentation & savoir-être irréprochable.
- Douceur, ouverture et sympathie naturelle.
- Grande rigueur & sens de l'organisation.
- Stabilité émotionnelle & maturité professionnelle.
- Autonomie et sens aigu du relationnel.

Ce que nous offrons

- CDI à temps plein sur 4 jours, avec un équilibre vie pro / perso.
- 6 semaines de congés par an.
- Un environnement de travail accueillant, élégant et profondément humain.
- Une équipe soudée, respectueuse et engagée.
- Un poste clé, avec forte autonomie et rôle central dans l'expérience patient.
- La possibilité de s'épanouir dans un cabinet à taille humaine, où votre travail fait la différence.