Assistant de la Cheffe du Bureau des Administrateurs de l'Etat et des Emplois Fonctionnels de se 1-2 H/F - Service Public

Au sein de cette sous-direction, le bureau des administrateurs de l'État et des emplois fonctionnels est en charge de deux missions :

- la gestion administrative du corps des administrateurs de l'Etat : recrutement sortie INSP et tour extérieur, réalisation de tous les actes liés à la gestion individuelle des AE (avancement, mobilité, réintégration, radiation des cadres), suivi individualisé et gestion collective des AE (campagne d'avancement de grade/ CAP/élections professionnelles);

- la gestion des cadres supérieurs du MEN-MSJVA-MESRE nommés sur emplois fonctionnels en administration centrale, en services académiques, dans les universités et les établissements publics. A ce titre, le bureau organise la préparation et le suivi des recrutements en lien avec le service de la politique de l'encadrement supérieur, les nominations, les renouvellements, la carrière des cadres gérés et les fins de fonctions. Il assure également la production et la tenue à jour des tableaux de bord concernant les personnels d'encadrement.

Sur l'ensemble de son champ de compétences, le bureau veille à la complétude des SIRH et à leur mise à niveau lors des évolutions statutaires en lien avec la mission maitrise d'ouvrage des systèmes d'information des ressources humaines - MOA SIRH de la DE et le bureau réglementaire. Il exerce par ailleurs ces missions en étroite collaboration avec le service de la politique de l'encadrement supérieur (SPES).

EFFECTIFS DE LA STRUCTURE : A : 10 B : 1 C :Au sein d'un pool de 2 assistantes (en binôme avec l'assistante de la sous-directrice)vous serez en charge de :

- l'accueil téléphonique et des visiteurs;

- La diffusion de l'intégralité des actes produits par le bureau, notamment la notification des actes ministériels liés aux nominations sur emplois fonctionnels aux différents partenaires (administration centrale, rectorats, établissements publics (universités,EPA ...) (environ 300-400 nominations d'emplois fonctionnels par an);

- mise à jour du bord d'aide à la gestion

- la gestion des courriers entrants et sortants (relecture des courriers mis à la signature, suivi du courrier dans les applications de suivi du courrier via l'application parapheur électronique Elise);

Par ailleurs, vous pourrez venir en soutien des autres chefs de bureaux de la sous-direction en termes de secrétariat. A ce titre vous assurerez le recensement des besoins de la sous-direction en fournitures et consommables.

Vous avez une expérience réussie en qualité d'assistante de direction ou de bureau, vous connaissez l'environnement ministériel ou êtes motivé pour vous investir dans la découverte d'un nouvel environnement professionnel riche, rejoignez une équipe dynamique et expérimentée en charge de la gestion du haut encadrement du MEN-MSJVA-MESRE. Vous y acquériez une vision transverse du haut encadrement transposable dans d'autres ministères et services de gestion RH.

CONNAISSANCES:

Bonne maitrise des logiciels de bureautique et des fondamentaux du travail de secrétariat

Bonne connaissance de l'environnement ministériel ou capacité à s'investir et à s'adapter rapidement à un nouvel environnement professionnel

COMPETENCES:

Qualités d'organisation, de méthode et réactivité

Sens du travail en équipe et du partage de l'information

Dynamisme et curiosité intellectuelle

En raison des dossiers traités, il/elle devra faire preuve d'une grande discrétion concernant les nominations et la carrière des personnels gérés.

Intérêt pour la gestion: l'agent en charge du secrétariat du bureau sera amené, de par ses fonctions, à appréhender la gestion des personnels sur emploi fonctionnel et des administrateurs de l'Etat en fonction au sein des ministères.