Assistant - Secretaire de Direction H/F - Newslot Recrutement

Nous recherchons un Assistant(e)/Secretaire de direction basé(e) à Baie-Mahault.

- Rémunération : De 28 000 € à 32 000 € brut par an
- Contrat : CDI (35 h)

DESCRIPTION DU POSTE

Rattachée directement à la Direction Générale et à la Direction Administrative et Financière, la Secretaire de direction assure un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du siège basé en Guadeloupe.

Le poste est centré sur :

- le secrétariat de direction,
- la gestion administrative courante,
- l'office management du site de Guadeloupe,
- la coordination opérationnelle avec le siège parisien.

Missions principales :

Secrétariat de direction et organisation

- Accueil physique et téléphonique du site
- Organisation des réunions de direction (convocations, logistique, supports)
- Gestion et suivi du courrier administratif, fiscal et institutionnel
- Mise à jour des outils de suivi (Asana) et classement documentaire (M-Files)
- Organisation des déplacements professionnels
- Préparation et mise en forme de documents, notes et supports
- Production de reportings administratifs réguliers

Gestion administrative et appui à la direction

- Suivi de dossiers administratifs et juridiques courants
- Rédaction et suivi de courriers et documents administratifs
- Appui administratif quotidien auprès de la direction et des équipes
- Suivi administratif des dépenses par cartes bancaires collaborateurs
- Centralisation des justificatifs et alertes en cas d'anomalies
- Appui sur des missions ponctuelles selon les priorités de la direction

Office management - Site de Guadeloupe

- Gestion du bon fonctionnement du site (propreté, sécurité, maintenance)
- Coordination avec les prestataires locaux
- Gestion des fournitures et consommables
- Réception et redistribution des livraisons et courriers
- Organisation logistique des événements internes locaux

Interface siège / coordination transverse

- Coordination avec les équipes parisiennes
- Transmission des informations administratives nécessaires
- Application locale des procédures et consignes groupe

Gestion des moyens matériels et des véhicules

- Suivi administratif de la flotte de véhicules
- Gestion des documents, échéances, cartes carburant
- Transmission des éléments de suivi à la DAF

Poste basé en Guadeloupe, avec déplacements ponctuels possibles.

Profil recherché

De formation Bac +2 ou équivalent.

Compétences techniques

- Maîtrise des outils bureautiques et de secrétariat
- Aisance avec les outils de gestion administrative et de suivi
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Bonne maîtrise du classement documentaire et des procédures

Savoir-être et aptitudes

- Excellente organisation et gestion des priorités
- Rigueur, fiabilité et sens du service
- Discrétion absolue et respect de la confidentialité
- Réactivité et capacité à gérer les urgences
- Autonomie encadrée et sens de l'initiative
- Capacité à travailler en lien avec plusieurs interlocuteurs