Assistant de Direction H/F - Groupe Vilogia

Le Groupe Vilogia regroupe toutes les expertises de l'immobilier : bailleur social, promoteur d'immobilier social, constructeur, aménageur et syndic de copropriétés.
Depuis près de 100 ans, nous avons pour mission de loger les salariés modestes au coeur des bassins d'emploi. Aujourd'hui nous logeons 180 000 personnes partout en France et permettons, chaque année, à près de 500 familles de devenir propriétaires.

Engagement et RSE :
Depuis 2023 nous sommes société à mission. Un acte fort, nous permettant de décupler notre impact et témoigner de notre engagement en faveur de la lutte contre la précarité, la mixité sociale et le climat.
Nos 3 missions :
- bâtir durable pour être utile à la planète,
- loger abordable pour être utile aux territoires,
- et accompagner solidaire pour être utile à la société.

Ce que nous recherchons :
Des talents qui partagent nos valeurs : utilité sociétale, esprit d'entreprendre et performance collective.

Alors si notre ADN vous parle, c'est par iciAu sein de la Direction du Patrimoine nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour accompagner, faciliter et optimiser la gestion administrative et opérationnelle de la Direction. Rattaché(e) à la Directrice et travaillant en étroite collaboration avec elle, vous êtes la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à la seconder.

Parmi vos missions :

Secrétariat/Assistanat :
- Gérer et optimiser l'agenda selon les préconisations de la Directrice.
- Préparer les ordres du jour et rédiger les comptes-rendus de réunions.
- Planifier les réunions en optimisant les lieux et les temps de trajet.
-Travailler en collaboration avec les Assistantes de Direction de la gouvernance ainsi que des autres Directions.
- Suivre le budget des frais de fonctionnements de la Direction et des pôles la constituant.
- Assurer la prise de RDV.

Gestion logistique et RH du service :
- Organiser les déplacements et les hébergements en cas de déplacements.
- Gérer les réservations diverses, notamment lors d'événements métiers : salles, restaurants, transports...
- Suivre et renseigner les données RH utiles à l'établissement de la paie.
- Être le/la référent(e) des parcours d'intégration au sein de la Direction et assurer la gestion des arrivées et départs de collaborateurs (récupération du matériel, transmission des informations, ...).

Montage et suivi administratif des principales activités de la Direction :
- Traiter directement certains dossiers et en assurer le suivi.
- Préparer, centraliser et archiver les dossiers administratifs.
- Renseigner et mettre à jour des tableaux de suivi.
- Création de documents (notes internes, présentations, synthèses, comptes rendus de réunions, formulaires).
- Être en soutien auprès de la Directrice et des équipes.
- Trier les informations et documents, coordonner l'information (fonction relais).

Gestion de la communication et du courrier :
- Assurer la transversalité et la fluidité des échanges d'informations au sein de la Direction, avec la gouvernance et toutes parties prenantes.
- Assurer le relais avec les différents interlocuteurs et favoriser la communication tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du groupe
- Gérer les correspondances : Assurer la gestion du courrier de sa réception à son traitement et en assurer le classement.

Établir et suivre la facturation et les paiements aux fournisseurs :
- Réceptionner les factures à mettre en paiement.
- Rapprocher les factures avec les engagements budgétaires.
- Créer les fournisseurs et renseigner les factures dans l'outil de gestion.
- Relancer en cas de non-paiement.
- Veiller au respect du budget (bureautique, déplacements, équipements...)

De formation supérieure en Assistanat de Direction, vous bénéficiez d'une expérience significative dans ce domaine.

On vous reconnaît pour vos qualités d'organisation de rigueur, de discrétion et de confidentialité.
Vous appréciez le travail en équipe et avez une aisance relationnelle.
Vous savez vous adapter à vos interlocuteurs.
Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique.