Secrétaire de Direction H/F - Association Jean Cotxet

Vous évoluerez au sein de La Maison du Sacré-Coeur, située 12 rue St Rustique à Paris 18ème, MECS et micro structure pour des enfants et adolescents entre 6 et 21 ans composée de 8 services. Vous faites partie d'une équipe administrative et vous êtes sous l'autorité de la cheffe de service administratif et vous travaillez étroitement avec les services éducatifs de l'institution.

Vos missions
Votre poste recouvre des missions de secrétariat de direction. Les taches se définissent comme suit :

SECRETARIAT :
- Etablir les demandes de contrats de travail et le suivi
- Etablir la position du personnel (tenir et suivi des absences, arrêts maladie, congés, accidents du travail ..) et transmettre au service paie du siège pour l'élaboration de la paie
- Vérifier le contrôle budgétaire des salaires
- Assurer le suivi des congés
- Tenir à jour les dossiers des salariés
- Tenir à jour les dossiers des jeunes
- Assurer la gestion, le classement et l'archivage des documents administratifs
- Gestion des entrées et sorties des jeunes et établir la facturation avec le siège
- Participer à l'élaboration du budget prévisionnel et du compte administratif

PONCTUELLEMENT :
- Assurer la mise en forme des courriers, notes de situations, rapports éducatifs
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier postal et électronique
- Gestion des sinistres de la MAIF
- Assurer les déclarations d'accident de travail et arrêts maladie
- Assurer le suivi du registre du personnel

Votre profil
- Vous êtes une personne engagée, autonome et rigoureuse avec des capacités relationnelles et rédactionnelles indispensables et vous maîtrisez les outils informatiques pour les logiciels courants (Word, Excel, Outlook). Logiciel IEG serait un plus
- Niveau : baccalauréat gestion et/ ou administrative ou BTS souhaité avec au moins 3 ans d'expérience minimum
- Votre salaire est déterminé selon la CCN66 et vos éventuelles expériences professionnelles précédentes.
- Vous bénéficiez de congés trimestriels et d'autres avantages mais aussi de notre possibilité de mobilité interne, d'actions de formations dynamiques pour acquérir de nouvelles compétences.
- Merci d'envoyer votre lettre de motivation et votre CV, par courrier ou par mail à : recrutement.msc@jean- cotxet.asso.fr

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Droit du travail,Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Techniques de numérisation,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser la gestion administrative du personnel,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultés

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).