Chargé de Coordination Administrative H/F - Service Public

Activités principales :

Gestion administrative au sein du secrétariat de direction:

Le(la) chargé(e) de coordination administrative assure l'instruction et le suivi de la gestion administrative courante du secrétariat de direction. Il(elle) propose un premier niveau de prise en charge des dossiers destinés au directeur et occasionnellement aux deux directeurs adjoints. Il(elle) prend en charge les commandes issues de la préfecture est des partenaires, en assure la ventilation au sein des équipes de la DDETS, la livraison et le suivi statistique. Il(elle) assure également le lien entre les services de la préfecture et la direction, il vient en soutien du délégué à l'appui et au pilotage sur les questions liées aux fonctions support assurées par le SGCD.

Le(la) chargé(e) de coordination administrative apporte aux demandeurs, le conseil et le premier niveau d'information ou de réponse pour les sujets relatifs au fonctionnement de la DDETS.

Il(elle) assure, en soutien à l'assistant de direction la gestion courante du fonctionnement du secrétariat de direction (courriers signalés, organisation de réunions, agendas particuliers des directeurs...)

Activités transversales:

Le volet communication est confié au (à la) chargé(e) de coordination administrative, en co-gestion avec un second agent de la DDETS. Cette activité vise à assurer la co-animation du comité de rédaction de la lettre d'information, la production et la mise en ligne d'articles sur l'intranet de la DDETS et l'organisation d'événements et séminaires à l'initiative de la direction.

Des lettres de mission complètent l'activité du (de la) chargé(e) de coordination administrative, notamment en matière de coordination des référents archives et de co-animateur(rice) sur la démarche et les travaux liés à la transition écologique.

Compétences requises

Connaissances:

Compétences techniques sur différents domaines de travail (archives, communication, budgétaire et financier...)
Savoir travailler dans un environnement administratif
Maîtriser les outils informatiques et bureautiques
Connaissance de son environnement professionnel et des missions de la DDETS
Maîtriser la communication orale et écrite. Qualité rédactionnelle requise.

Savoir faire:

Faire preuve de discrétion
Savoir analyser et prioriser une demande et une situation
Savoir travailler en équipe
Savoir animer un groupe
Savoir organiser le classement et l'archivage de dossiers administratifs.

Savoir être:

Être organisé, méthodique et rigoureux
Être réactif et diligent
Savoir s'adapter aux priorités
Capacité de faire des propositions d'amélioration.

Attitudes relationnelles et de communication:

Savoir écouter, analyser et reformuler;
Savoir établir une relation de confiance.

Attitudes éthiques:

Respecter la confidentialité.

Outils bureautiques / Logiciels métiers:

Libre office: maîtrise.