Assistant de Direction - Mairie de Bourgoin-Jallieu H/F - Communes

Située dans le département de l'Isère, la ville de Bourgoin-Jallieu compte près de 30 000 habitants.
Dynamique et ville-centre du Nord-Isère, Bourgoin-Jallieu est la plus grande commune de la Communauté d'Agglomération Porte de l'Isère (CAPI) ; elle est idéalement située au coeur de la région Auvergne-Rhône-Alpes. Plus de 510 agents répartis sur plusieurs sites contribuent au rayonnement et au développement de la ville.

La Direction Générale Adjointe Population définit la mise en oeuvre et l'évaluation des politiques sociales et de santé, les politiques éducatives et sportives ainsi que les relations avec les partenaires associatifs.
L'assistant au sein de cette direction occupe une position de soutien administratif et opérationnel des activités de la collectivité. Il assiste les membres de la direction générale ou des services administratifs dans l'exécution de leurs fonctions, contribuant ainsi au bon fonctionnement de la structure et à la réalisation des missions de service public.

Missions et activités :
Sous l'autorité du Directeur Général Adjoint Population, vos missions principales seront les suivantes :
- Gérer l'administratif :
- Assister les élus locaux ou les cadres administratifs dans la gestion de leur agenda et la planification des réunions
- Rédiger et mettre en forme des courriers, des notes de service, des rapports et d'autres documents administratifs.
- Gérer la communication et coordonner :
- Assurer la réception et le filtrage des appels téléphoniques, des courriels et des courriers, en assurant une réponse appropriée et en orientant les demandes vers les services compétents
- Coordonner les communications internes et externes au sein de la collectivité, en travaillant en étroite collaboration avec les différents services et partenaires.
- Gérer l'information :
- Organiser et tenir à jour les dossiers, les archives et les bases de données administratives de manière précise et sécurisée
- Assurer la diffusion des informations pertinentes au sein de l'organisation et veiller à ce que les documents officiels soient accessibles selon les normes et les procédures établies.
- Assurer un support logistique :
- Coordonner les aspects logistiques des réunions, des événements et des cérémonies organisés par la collectivité, en veillant à ce que les ressources nécessaires soient disponibles et que les participants soient informés.
- Gérer les fournitures de bureau, les équipements et les commandes en fonction des besoins des services
- Gérer les besoins en informatique en lien avec la direction des systèmes d'information.

Votre mission secondaire consistera à :
- Aider administrativement les services de la direction