Secretariat de Direction - Mc St Maur H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP DIJON
- Saint-Maur - 36
- Fonctionnaire
- Direction de l'administration pénitentiaire - DISP DIJON
Les missions du poste
Le secrétaire de direction met en oeuvre la gestion du secrétariat. Il assiste les membres de la direction dans la gestion de leur agenda et le suivi des permanences. Il est le garant de la diffusion des informations au sein de la Maison Centrale de Saint Maur.
D'autre part, il assure et veille à la gestion courante du courrier et de la conformité des différents documents à diffuser.
Nombre d'agents à encadrer
A B C Sans objet
Composition et effectifs du service
Le secrétariat est assuré par un personnel de catégorie B. Il est placé sous l'autorité fonctionnelle du responsable administratif et financier (catégorie A), et sous l'autorité hiérarchique du Chef d'établissement, du Directeur Adjoint et du Directeur de détention.
Votre hiérarchie
N+1 : l'attaché(e) responsable SAF
N+2 : le/la Chef(fe) d'établissement et/ou son adjoint(e)
Vos interlocuteurs métiers
L'ensemble des personnels de la Maison Centrale - DISP Dijon - Partenaires institutionnels - Préfecture - AvocatSous l'autorité du Responsable des Services Administratifs et Financiers, il peut exercer différentes missions: réception/enregistrement/répartition et classement du courrier, mise en forme de documents, diffusion des informations générales, suivi du plan de classement, traitement du rapport d'activités, suivi de l'agenda des personnels de direction, suivi des permanences et astreintes, filtrage des appels téléphoniques à destination de la direction, gestion des autorisations d'accès (Antigone/demande B2/enquête préfecture), gestion des habilitations des personnels de l'UCSA, suivi du planning d'occupation de la salle de réunion, suivi planning réservation des véhicules administratifs, frappe des notes de service et assure la diffusion, gestion des autorisations des entrées du matériel, gestion des invitations/convocations pour toutes réunions ou cérémonies officielles, gestion des CSA et CSFA (convocations, rédaction en envoi des PV de séance), rédaction des PV pour réunion de service hebdomadaire, saisie des feuilles d'ambiance, aide à la gestion des archives.
RIFSEEP Groupe 3
Le profil recherché
Connaissances
- Connaissance de l'institution
- Connaissance de la règlementation RH
- Logiciels bureautiques (MS Office, Open office...)
- Techniques de communication écrite et orale
Savoir-être
- Sens relationnel et travail en équipe
- Rigueur, discrétion, autonomie
- Capacité d'adaptation
- Réactivité
Savoir-faire
- Savoir organiser et gérer son activité, savoir anticiper
- Savoir définir ses priorités, travailler dans l'urgence
- Savoir travailler en réseau
- Maîtriser les délais