Référent Fonctionnel des Applications de Scolarité - Ufr Llce H/F - Université de Toulouse Jean Jaurès

L'UFR LLCE met en oeuvre les missions de service public d'enseignement supérieur et de recherche de l'UT2J dans le champ « sciences humaines et sociales (LLCER, LEA et LANSAD) » en assurant une mission générale de coordination de la politique pédagogique et scientifique et de la vie universitaire avec les 7 départements qui la composent.

Vous intègrerez une équipe de 50 agents et serez sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Administratif et Financier de l'UFR.Vos missions consisteront à :

1/ Accompagner la fonction Scolarité, sous l'autorité du Responsable Administratif et Financier de l'UFR :

-Superviser le déploiement de PEGASE et des nouveaux logiciels de la scolarité tout en assurant une veille sur l'évolution et le développement des applications.

-Participer au développement technique et fonctionnel des progiciels de scolarité (groupes de travail).

-Paramétrer, former et assister les départements lors du déploiement des systèmes d'information de scolarité dont la saisie des notes par le web (SNW).

-Interagir avec la direction de la scolarité (DiSco) et les Responsables administratifs de départements.

-Assurer un appui et une assistance de proximité auprès des gestionnaires de scolarité.

2/ Coordonner l'offre de formation de sa conception à sa publication :

-En lien avec la DiSco et en étroite collaboration avec les départements, participer au dialogue interne d'accréditation des formations de l'UFR.

-Etre en appui à la modélisation des formations en interaction avec la DiSco et les départements : éléments constitutifs d'UE et des blocs de compétences.

-Assurer la publication de l'offre de formation sur le site de l'université en veillant à son actualisation régulière.

-Contribuer à la mise en place de la démarche "approche par compétences".

3/ Coordonner la gestion dématérialisée des demandes d'entrée en formation et des inscriptions :

-Paramétrer et assurer l'assistance de "Parcoursup" et de "Trouver Mon Master" avec la Disco : paramétrer les bases de données des formations, attribuer les comptes utilisateurs, accompagner, conseiller le travail d'élaboration des classements effectués par les commissions d'admission.

-eCandidat : assurer l'interface entre la DiSco et les départements (paramétrage, formation et assistance...).

-Inscriptions administratives : en étroite collaboration avec la DiSco et les Responsables administratifs de département, assurer l'assistance en ligne et la formation des vacataires étudiants.

-En lien avec les départements, assurer un appui aux inscriptions et contribuer à la réflexion sur la dématérialisation des inscriptions.

Savoirs :

-Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche et de l'université

-Connaître de façon approfondie la règlementation et les procédures de la scolarité

-Connaître et maîtriser l'offre de formation de l'UFR

-Connaître et maîtriser les règles de la scolarité, de l'inscription au diplôme

Savoirs faire :

-Exercer ses activités en autonomie, s'organiser en prenant des initiatives dans le cadre des responsabilités définies

-Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques en fonction du domaine d'activité : APOGEE, Business Objects, KSup, Pandore, Ecandidat, SNW

-Concevoir des tableaux de bord

-Maîtriser la communication écrite et orale : être capable de rédiger des textes adaptés aux interlocuteurs auprès desquels ils seront communiqués

-Savoir mobiliser, coordonner et animer les collaborateurs

-Assurer un rôle de veille, de suivi et de conseil administratif et technique

Savoirs être :

-Faire preuve d'un bon relationnel, d'adaptabilité, de capacité d'anticipation

-Savoir prendre des initiatives et être force de propositions

-Rendre compte

-Gérer les périodes de surcharge de travail et savoir hiérarchiser les priorités

-Travailler en équipe

Conditions de diplômes : Bacminimum

Expérience requise: 1 an minimum d'expérience dans la gestion de la scolarité, fonctionnement et organisation d'un EPSCP