Assistante de Direction Gip Fipan H/F - Gip Formation et Insertion Professionnel

Le GIP FIPAN (Groupement d'Intérêt Public Formation et Insertion Professionnelles de l'Académie de Nice) est une personne morale de droit public au service de la formation tout au long de la vie, de l'insertion professionnelle et de l'apprentissage dans l'académie de Nice (départements des Alpes-Maritimes et du Var).
C'est un outil de gestion et de développement de la politique du recteur, qui coordonne les actions de formation professionnelle et l'offre d'apprentissage en lien avec les besoins des personnes, des entreprises et du territoire.
Le GIP FIPAN est engagé dans la démarche qualité EDUFORM, label qualité de l'Education nationale pour la formation professionnelle.

Assurer l'assistance administrative, organisationnelle et logistique de la direction afin de contribuer au bon fonctionnement du service, à la qualité du service public et à la circulation fiable de l'information.
1. Secrétariat de direction
- Gestion de l'agenda du Directeur du GIP FIPAN
- Organisation des réunions, conseils et instances (convocations, documents, comptes rendus)
- Rédaction, mise en forme et suivi des courriers, notes et actes administratifs
- Gestion des parapheurs et des circuits de signature pour l'ensemble des pôles et services du GIP FIPAN
2. Gestion administrative et documentaire
- Traitement du courrier entrant et sortant (papier et dématérialisé)
- Classement et archivage des dossiers (documents administratifs, pédagogiques, institutionnels)
- Suivi des dossiers confidentiels en lien avec les pôles à la demande du directeur du GIP FIPAN
- Mise à jour des bases de données et tableaux de suivi du directeur du GIP FIPAN
3. Communication et interface
- Accueil téléphonique et physique des usagers et partenaires
- Interface entre la direction et les services académiques et échelon régional
- Diffusion des informations institutionnelles
- Mise à jour de la liste de diffusion vers les personnels dans le cadre de communication du directeur
4. Appui au fonctionnement du GIP FIPAN
- Appui logistique aux événements institutionnels
- Faciliter la communication des informations vers les services
\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_
Compétences professionnelles
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Éducation nationale serait souhaitable
- Maîtrise des règles administratives et des circuits hiérarchiques
Compétences comportementales
- Sens du service public et de l'intérêt général
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation
- Capacité à gérer les priorités et les situations d'urgence
- Qualités relationnelles et diplomatie
- Autonomie et esprit d'initiative

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.