Chargé d'Accueil et Démarches Administratives - Mairie de Plaisance du Touch H/F - Communes

Placé (e) sous l'autorité de la responsable du service accueil / population, vous aurez en charge les missions suivantes :

- Activités techniques : accueil du public, réception des appels téléphonique ; réception, traitement et diffusion d'information ; réalisation de travaux bureautiques ; tri, classement et archivage de documents ; suivi et mise en forme des dossiers administratifs (CNI, passeport, médaille du travail, inscriptions listes électorales, légalisation, certifié conforme, démarche d'état civil) ; exécution et suivi des procédures et décisions administratives.

- Activités spécifiques : accueil et renseignement du public et des personnes en rendez-vous ; gestion des stocks de fournitures ; enregistrement des demandes de CNI/passeports et remise de titres sur les dispositifs de recueil dans un temps limité (30 minutes = 20 minutes pour le dépôt de dossier et 10 minutes pour les remises, recueils de dossiers), affichage

- Participer à l'équipe de travail et contribuer à son bon fonctionnement

Spécificités du poste :
Horaires : fixes planifiés en fonction des heures d'ouverture au public, permanence le lundi soir jusqu'à 19h00
Utilisation des logiciels : RDV360, Word, Excel, Outlook

Accueil physique et téléphonique du public :
Ecouter les demandes ; expliquer les procédures à suivre et/ou réglementation en vigueur ; traiter les situations conflictuelles avec calme et pédagogie.

Contrôler les pièces et les dossiers :
Vérifier les pièces produites dans les dossiers ; vérifier la complétude des dossiers et la conformité à la réglementation en vigueur ; vérifier la réglementation chaque fois que cela s'avère nécessaire auprès de l'équipe ou dans la documentation à disposition.

Traiter les dossiers sur le plan administratif :
Saisir et enregistrer les dossiers avec les outils et logiciels adaptés ; veiller à la transmission des dossiers aux différents interlocuteurs (préfecture...) ; tenir à jour les listes et tableaux utiles .

Participer à l'équipe de travail et contribuer à son bon fonctionnement :
Intervenir en appui ou assistance des collègues chaque fois que cela s'avère nécessaire ; transmettre les informations utiles aux collègues et à la hiérarchie pour favoriser le travail en équipe.

Les Savoirs :
Connaître la réglementation et les risques de fraude pour assurer un contrôle efficace.
Connaître les différents outils dédiés à l'activité pour les utiliser de façon efficace
Connaître la réglementation et les procédures en vigueur dans les domaines traités pour transmettre des éléments fiables et règlementaires ;
Fonctionnement, activités, procédures et partenaires du service
Fonctionnement d'internet ; logiciels bureautiques ; notion d'organisation et gestion du temps de travail ; techniques de classement et d'archivage.

Les Savoir-faire :
Réception des appels : comprendre les demandes, s'exprimer correctement oralement et par écrit, recevoir, filtrer et réorienter les appels
Réception, traitement et diffusion d'informations : Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser des informations
Réalisation de travaux de bureautique : réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (mails, enregistrement de dossiers, ...)
Tri, classement et archivage de documents : classer et ordonner les dossiers de manière simple et accessible à tous ; opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents ; anticiper les commandes de fournitures en vue du classement ou de l'archivage.

Les savoir-être :

Relation avec le public : politesse, écoute, neutralité et équité
Capacités à travailler en équipe : capacité à développer des relations positives et constructives, à faire circuler l'information
Relation avec les collègues : Respect de ses collègues et des règles de courtoisie, écoute et prise en compte des autres, solidarité professionnelle
Relation avec la hiérarchie : respect de la hiérarchie et des règles de courtoisie, rend compte de son activité.