Agent Administratif - Mairie de Boulogne-Sur-Mer H/F - Communes

L'agent administratif du service des sports assure un rôle central dans la gestion administrative, la coordination des plannings, le suivi des conventions et l'accompagnement du mouvement sportif local.
Ce poste nécessite une excellente connaissance de l'organisation du mouvement sportif, de ses acteurs (clubs, comités, fédérations), de leur fonctionnement administratif et des obligations réglementaires liées à l'utilisation des équipements sportifs municipaux.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :
- Accueil et secrétariat du service
- Transmettre les appels entrants du service des sports
- Transmettre et orienter les mails entrants
- Organiser les réunions du service (convocations, salles, documents)
- Organiser une inauguration
- Organiser une conférence de presse en relation avec le service communication
- Rédiger une intervention de l'adjoint aux sports ou du chef de service
- Mettre en forme ou rédiger les notes du service
- Mettre en forme ou rédiger les courriers divers

- Relations avec les établissements scolaires :
- Établir le planning des établissements scolaires dans les installations sportives
- Mettre à jour ce planning selon les changements
- Établir les conventions avec les établissements scolaires
- Établir et suivre les titres de recettes correspondants

- Relations avec les clubs et associations
(Domaine dans lequel la connaissance du mouvement sportif est essentielle)
- Établir et suivre les titres de recettes pour les clubs professionnels
- Établir les conventions de mise à disposition des installations pour les clubs
- Établir les avantages en nature accordés aux associations pour le service financier
- Assurer un lien permanent avec les dirigeants associatifs pour répondre aux besoins et obligations administratives

- Gestion des plannings des équipements sportifs
- Gérer au quotidien les créneaux horaires de toutes les installations sportives municipales

- Manifestations sportives
- Coordonner l'organisation d'une manifestation sportive sur la voie publique
- Coordonner l'organisation d'une manifestation sportive dans les installations sportives
- Traiter les demandes de coupes des associations

- Gestion administrative du personnel
- Informer les agents sur divers sujets RH (congés, formations, arrêts maladie...)
- Saisir les congés des agents dans les outils dédiés.

- Suivi administratif et indicateurs
-Assurer la gestion et le suivi des places distribuées pour les spectacles sportifs
- Compiler les informations pour établir le tableau de bord mensuel

PARTICULARITÉS DANS L'EXERCICE DU POSTE :
- Poste situé au service des sports, déplacements ponctuels sur les équipements
- Relations quotidiennes avec les clubs, les dirigeants, les établissements scolaires, les agents et les élus
- Disponibilité ponctuelle en soirée ou le week-end (manifestations, inaugurations)

SAVOIRS :
- Très bonne connaissance du mouvement sportif : organisation, fonctionnement des clubs, fédérations, obligations réglementaires, saison sportive, besoins logistiques
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée
- Notions de finances publiques (titres de recettes, conventions)

SAVOIR-FAIRE :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Maîtrise des techniques de rédaction administrative
- Capacité à gérer des plannings complexes et à anticiper les conflits d'usage

SAVOIR-ÊTRE :
- Organisation, rigueur, fiabilité
- Sens du relationnel, diplomatie, respect du service public
- Capacité à travailler avec des associations aux contraintes variées
- Réactivité et capacité à gérer les imprévus du fonctionnement sportif
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Autonomie, polyvalence et sens de l'initiative