Adjoint Administratif H/F - DTPJJ

Description du poste
Vos activités principales :

En tant qu'adjoint(e) administratif(ve) en unité éducative, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d'unité éducative (RUE) et au/à la directeur(rice) de service en matière d'organisation, de gestion, d'information, de communication et de suivi des dossiers.

Accueil du public:
- Assurer l'accueil téléphonique et l'information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires
- Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l'unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires
- Renseigner l'application PARCOURS

Gestion du secrétariat:
- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi
- Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles
- Créer les dossiers jeunes
- Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers
- Organiser la documentation, la diffusion et l'archivage des documents et des dossiers de l'unité

Gestion des aspects logistiques de l'unité:
- Editer des listes d'activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE
- En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via CHORUS formulaire pour l'unité éducative
- Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement
- Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l'autorité hiérarchique
- Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT

Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines :

- Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE

POSTE DISPONIBLE A COMPTER DU 01/02/2026

Experience: 36 Mois

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Contrôler la conformité des données,Corriger et mettre en forme un document,Définir des besoins en approvisionnement,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'agenda des réunions,Organiser le traitement des commandes,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Réaliser des travaux de reprographie,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Justice

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.