Assistant·e de Direction H/F - Service Public

Environnement de travail :

L'Ecole Nationale Supérieure de Chimie de Rennes est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche. L'établissement s'appuie sur des équipes pluridisciplinaires composées d'une centaine de personnels (enseignants-chercheurs, enseignants, BIATSS), accueille 500 élèves ingénieurs et héberge également 5 équipes de recherche de l'UMR Institut des Sciences Chimiques de Rennes.
L'école dispose d'un système de qualité éprouvé, certifié ISO-9001.
Plus d'informations sur www.ensc-rennes.fr

Rattaché.e à la Direction générale, l'assistant.e de direction collabore étroitement au quotidien avec la directrice, le directeur adjoint, la directrice générale des services et la directrice de cabinet.L'assistant.e de direction apporte un soutien administratif et organisationnel à la direction de l'école. Il ou elle assure la gestion de l'agenda, la préparation et le suivi des dossiers et des instances, ainsi que la circulation fiable de l'information. Il ou elle contribue au fonctionnement transversal de l'établissement et à la qualité des relations internes et externes.

Vous organisez les relations professionnelles de la direction (Directrice, Directeur adjoint, DGS, Directrice de Cabinet) :
- Gérer les agendas et emplois du temps quotidiens en contrôlant les échéances
- Organiser les déplacements de la direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes pour la direction
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et des partenaires extérieurs
- Réceptionner et organiser la transmission des courriers

Vous instruisez les dossiers de l'activité de la direction :
- Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées
- Proposer et concevoir des processus, des documents pour améliorer le fonctionnement du secrétariat
- Assurer le suivi des conventions de l'établissement
- Gérer et suivre le budget de la direction
- Réceptionner et suivre les parapheurs
- Gérer et suivre l'archivage des dossiers

Vous organisez la logistique des instances statutaires :
- Rédiger les procès-verbaux des conseils d'administration
- Préparer et envoyer les convocations des instances
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux instances et autres réunions de direction
- Préparer les salles de réunions et les visioconférences le cas échéant
- Organiser les déplacements des personnalités extérieures

Vous assurez la logistique du secrétariat de direction :
- Participer à l'organisation des événements institutionnels de l'établissement (cérémonies, séminaires...) et l'événementiel emblématique de la direction en lien avec la directrice de cabinet
- Rédiger les documents, comptes-rendus de réunions et correspondances générales à la demande de la direction
- Assurer la circulation et la diffusion de l'information en interne et en externe

Compétences attendues :

Savoirs :
- Connaissance des techniques de gestion administrative : titulaire d'un diplôme Bac +2 en secrétariat, assistance de direction ou expérience significative dans un poste équivalent
- Connaissance de l'enseignement supérieur français et/ou de la fonction publique
- Maîtrise des outils et logiciels bureautiques
- Excellentes capacités rédactionnelles
- Notion d'anglais

Savoir-faire :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe, en respectant les échéances et les délais contraints
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe

Savoir-être :
- Sens de l'organisation
- Rigueur, fiabilité
- Sens relationnel
- Sens de la confidentialité
- Capacité d'écoute
- Sens du service public
- Autonomie
- Réactivité, dynamisme