Chargé·e Administratif·ve et de Gestion H/F - Federation Nationale Solidarite Femmes

Dans le cadre d'un remplacement au sein du Pôle Administratif et Financier (3 personnes), la FNSF recrute son-sa futur-e : Chargé.e Administratif.ve et de Gestion

Rattaché-e à la Directrice Administrative et Financière, vous êtes en charge de taches d'assistanat et de la gestion administrative du pôle. Force de proposition, vous mettez en place des process pour structurer votre poste. Vous participez aux projets d'amélioration du pôle (mise en place de nouveaux outils, etc.).

Plus précisément :

Vous êtes en charge de la gestion administrative du pôle et des services généraux :
- Vous accueillez les visiteur-euses et réceptionnez les quelques appels téléphoniques ou demandes par mail ;
- Vous assurez la gestion quotidienne du courrier (réception, tri, distribution) ;
- Vous gérez les services généraux : suivi des stocks de fournitures (commande, réception, rangement, archivage), et veillez à la bonne tenue des espaces de travail. Point de contact de nos prestataires techniques, vous coordonnez les interventions quand cela est nécessaire et assurez le suivi des contrats de maintenance et d'assurance ;
- Vous apportez votre soutien logistique et technique à l'occasion de l'organisation d'évènements : Assemblée Générale, Journée Nationale, actions de formation, moments de partage et de convivialité au sein de la FNSF, etc.

Vous assurez l'assistanat des actions de formation :
- Vous prenez en charge le suivi administratif (convention de stage, attestation de présence, certificat, etc.) et budgétaire (gestion des facturations et des frais annexes) des actions de formation mises en place par le Pôle Formation.

Votre profil :
De formation en Gestion et Administration, vous possédez une expérience d'au moins 3 ans sur un poste administratif similaire, idéalement acquise dans une fédération, une association ou au sein d'une structure à taille humaine où la polyvalence est indispensable.
Vous maîtrisez le Pack Office.
Votre rigueur, votre autonomie associées à votre aisance relationnelle, votre sens de l'écoute et de la confidentialité sont autant d'atouts pour réussir sur ce poste.
Sensible au sujet des droits des femmes, vous souhaitez vous impliquer dans une structure dynamique, militante et féministe.

Notre proposition :
- Contrat : CDI
- Temps de travail : 37h30/semaine, 5 semaines de congés payés + 24 jours de congés additionnels/an
- Avantages : titres restaurant, 50% de l'abonnement de transport/Forfait Mobilités Durables, mutuelle et prévoyance
- Rémunération : en fonction du niveau d'expérience (Accords CHRS) + indemnité Ségur
- Lieu : Paris (Métro Eglise de Pantin - Ligne 5)
- Prise de fonction : dès que possible

Ce poste nécessite une présence physique au bureau (télétravail très ponctuel).

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative,Gestion des fournisseurs,Gestion des stocks,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Organisation d'évènements professionnels,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Améliorer des procédures administratives,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Concevoir un devis ou un projet de contrat,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Elaborer une stratégie d'achat, optimiser la procédure d'achat,Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les plannings d'utilisation des équipements,Gérer les réservations et les itinéraires de voyage,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Négocier des conditions commerciales,Organiser des déplacements professionnels,Organiser des réunions internes,Relayer de l'information,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.