Chargé de Coordination H/F - IPAG

Contexte :
Pour offrir aux étudiants un suivi pédagogique individualisé, une année ou cycle d'un programme est confiée à une coordination, composée d'un Coordonnateur ou d'un ou plusieurs Chargé(s) de coordination.
Le Chargé de coordination assiste le Responsable de programme dans sa mission et prend notamment en charge les activités administratives. Il veille à la continuité des activités pédagogiques et est garant de la bonne marche du programme.
Il est l'interlocuteur des professeurs, des étudiants et des parents d'élèves. Il s'assure auprès de chacun de ses interlocuteurs, et sous la responsabilité du Responsable de Programme, que le programme se déroule dans les meilleures conditions.

Hiérarchie :
Placé sous l'autorité hiérarchique principale du Responsable de programme.

Missions :
Dans le respect du règlement pédagogique de l'école et des normes et procédures définies en interne :
- Assiste le Responsable de programme dans ses missions :
- Encadrement des étudiants : le Chargé de coordination participe à l'intégration et au suivi des étudiants en lien avec les autres services, assure le suivi de l'assiduité, l'accompagnement individuel et personnalisé des étudiants, contribue à leur fidélisation, et échange avec les parents lorsque nécessaire, dans une logique de soutien à la réussite académique et au bien-être de l'étudiant ;
- Gestion des intervenants : le Chargé de coordination participe à l'organisation des différentes réunions et rencontres, assure le suivi en lien avec les services supports ;
- Gestion des outils de suivi et indicateurs : le Chargé de coordination contribue à la mise en place des différents tableaux de bord et à leur mise à jour.
- Participe à la gestion quotidienne du programme : assure le bon déroulement des activités d'enseignement, l'organisation des examens et le suivi des stages, participe au suivi qualitatif (enquêtes, sondages, etc.), relaie les informations auprès des étudiants et des intervenants via les outils de communication ; Contrôle la bonne réception des notes pédagogiques et de tous documents pédagogiques et s'assure de leur mise à disposition ; Gère les éventuels reports de cours en coordination avec le service planification ;
- Apporte son soutien aux activités pédagogiques et évènements organisés dans le cadre du programme ;
- Relaie les informations auprès des étudiants et des intervenants via les outils de communication, renseigne au quotidien les étudiants, professeurs et parents et remonte les informations au coordonnateur pédagogique.
- Participe à l'organisation des jurys d'admission et de passage, et des conseils de discipline ;
- Utilise les outils numériques de l'école et est garant de la qualité des données saisies ;
- Participe aux salons, JPO, SPO, forums et aux procédures d'admission (dossiers et aux oraux de Concours).

Cette fiche n'est pas exhaustive, le Chargé de coordination pourra effectuer, dans le cadre de ses fonctions, d'autres tâches liées à un accroissement de l'activité, à la demande du Responsable de Programme ou du Directeur Général.

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,Organiser la logistique des recrutements et des formations

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres enseignements

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.