Agent Administratif - Ccas de Lanvallay H/F - Centres communaux d'Action Sociale

L'EHPAD LOUIS GAUTIER, établissement accueillant 58 habitants dont 1 hébergement temporaire.
Sous l'autorité de la Directrice, et dans le respect des valeurs de l'établissement et des missions d'accompagnement
des personnes fragiles et vulnérables, vous participez au bon fonctionnement de la structure.
Vous êtes en charge d'assurer l'accueil physique et téléphonique de l'établissement et de centraliser les informations pour les services support.
En coordination avec les responsables de service, vous assurez les tâches administratives afférentes aux différents
pôles.

ACCUEIL DU PUBLIC / SECRETARIAT
- Accueillir le public
- Gérer le standard téléphonique
- Rédiger les documents nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement
- Centraliser les demandes des différents interlocuteurs
- Orienter les différents interlocuteurs vers le service attendu
- Prendre des messages téléphoniques
- Orienter et accompagner les usagers et les familles en fonction de leurs interrogations

GESTION ADMINISTRATIVE
- Rédiger les courriers et remplir les documents nécessaires en fonction des besoins des services supports
- Élaborer des outils de communication : power point, livret, affiche, journal interne
- Trier le courrier établissement / résident
- Centraliser le courrier « départ »
- Classement et archivage des documents
- Rédiger les comptes-rendus de réunions
- Assurer le bon suivi des dossiers d'accueil des futurs résidents
- Tenir à jour les dossiers des résidents (actualisation listes, logiciel via trajectoire...)
- Transmettre les factures des frais de séjours (mail, courrier...)
- Imprimer les gazettes famileo

Savoirs :
Aisance rédactionnelle
Compétences relationnelles
Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook)
Être capable de gérer une plate-forme téléphonique ;
Accueillir un public pluriel avec amabilité, discrétion et patience
S'adapter au public (personnes très âgées) ;
Savoir être sollicité pendant l'exécution de taches ;
Connaissance du maillage médico-social du territoire
Capacité d'accueil du public en difficulté
Discrétion professionnelle

Savoir-être :
Rigueur, exigence
Sens de l'organisation
Autonomie et esprit d'initiative
Sens de l'écoute et de la diplomatie
Réactivité et capacité d'adaptation
Sens des responsabilités
Capacité à créer un climat de confiance et de bienveillance
Esprit d'analyse et de synthèse
Bonne présentation