Assistant Polyvalent H/F - IFAG Paris

L'IFAG est une école de management reconnue à dimension nationale et internationale existant depuis plus de 50 ans. Au travers de ses 27 campus, l'IFAG propose des formations en management allant du Bac +1 au Bac +5.

UNE FORMATION OU UN EMPLOI : ET POURQUOI PAS LES DEUX ? Vous souhaitez vous orienter vers une formation professionnalisante ?

Dès septembre 2023 , profitez des avantages d'un contrat en alternance pour vous former et acquérir un des diplômes de l'IFAG (Institut de Formation aux Affaires et à la Gestion) :

NOS Bac +2 - Certifié Niveau 5 :
-BTS GPME "GESTION DE PETITE ET MOYENNE ENTREPRISE"
-BTS MCO MANAGEMENT COMMERCIAL OPÉRATIONNEL

NOS Bac +3 - Certifié Niveau 6 :
-Bac +3 : "BACHELOR RESPONSABLE D'ACTIVITÉ »
-Bac +3 : "BACHELOR RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES"

NOS Bac +5 - Certifié Niveau 7 :
-Bac +5 : "MASTÈRE EN MANAGEMENT DE BUSINESS UNIT"
-Bac +5 : "MASTÈRE MANAGER DES RESSOURCES HUMAINES"

Envoyez nous vite votre CV et votre LM !Finalité du poste:

Contribuer au bon fonctionnement et au développement de l'entreprise en assurant la gestion de la relation clients et fournisseurs, en participant à la communication digitale (réseaux sociaux) et en apportant un appui transversal sur l'organisation, l'administratif et les sujets RH, avec une montée en autonomie progressive, dans le cadre de la formation BTS GPME.

Relation clients

Assurer le suivi des demandes (mail/téléphone), apporter des réponses de premier niveau et orienter si nécessaire.

Suivre les dossiers clients : collecte d'informations, relances, transmission des éléments requis.

Garantir une qualité de service optimale : réactivité, clarté des échanges, traçabilité.

Relation fournisseurs

Gérer les échanges : demandes d'informations, suivi des commandes/prestations, relances.

Mettre à jour la base fournisseurs (coordonnées, conditions, documents).

Identifier les retards/anomalies et contribuer à la résolution des blocages.

Communication digitale / Réseaux sociaux

Piloter la présence de l'entreprise sur les réseaux sociaux : planification, mise à jour des contenus, cohérence de l'image.

Proposer des idées de contenus (posts, stories, actualités) en lien avec l'activité.

Suivre les interactions (messages/commentaires) et répondre selon les consignes.

Communication en langue étrangère

Gérer des échanges simples à l'écrit et/ou à l'oral avec certains interlocuteurs (clients/partenaires) si besoin.

Développer progressivement la fluidité et la qualité de la communication professionnelle.

Support au fonctionnement et au développement

Participer à l'organisation quotidienne : priorisation, suivi de dossiers, mise à jour de documents.

Contribuer à des actions de développement (prospection légère, suivi d'opportunités, préparation de supports).

Mettre en place et maintenir des outils de suivi (tableaux, procédures, modèles d'emails).

Appui Ressources Humaines

Participer à la gestion administrative du personnel (documents, suivi, organisation).

Aider à la préparation de communications internes et au suivi de sujets RH, dans le respect de la confidentialité.

Approche économique, juridique et managériale

Appuyer la direction via des recherches et synthèses simples (marché, concurrence, évolutions réglementaires, bonnes pratiques).

Contribuer à la préparation d'analyses ou de documents utiles à la prise de décision.

Gestion des risques

Identifier des points de vigilance (process, délais, qualité, conformité) et proposer des actions correctives.

Participer à la formalisation de procédures et check-lists pour sécuriser l'activité.

Développement de la marque

Contribuer à renforcer l'image de marque (messages, supports, cohérence des contenus).

Proposer et mettre en oeuvre des actions de visibilité (calendrier éditorial, partenariats, communication locale, supports).

Formation préparée : BTS GPME (Gestion de la PME)

Savoir-faire:
Aisance relationnelle (clients/fournisseurs) et sens du service
Organisation, rigueur, suivi de dossiers et traçabilité
Bon niveau rédactionnel (mails, posts, supports)
Connaissance/aisance réseaux sociaux (publication, planification, modération simple)
Capacité à apprendre et à gérer plusieurs sujets en parallèle

Savoir-être:
Fiabilité, réactivité, autonomie progressive
Discrétion/confidentialité (si missions RH)
Esprit d'équipe, proactivité, sens des priorités

Outils:
Pack Office / Google Workspace
Réseaux sociaux (Instagram/LinkedIn/Facebook selon canaux) + outils de planification (si utilisés)