Assistant d'Agence - CDI - Vandoeuvre-Lès-Nancy 54 H/F - Biotope

Missions principales

Vous prendrez en charge l'assistanat administratif, logistique et commercial de l'agence sous la direction de la Responsable d'agence et avec l'appui de notre coordinatrice administrative régionale.

Votre objectif : permettre à l'équipe de se concentrer sur l'aspect technique de leur métier et travailler en étroite collaboration avec l'équipe de Direction de l'agence mais aussi les autres assistantes et attachés commerciaux de la Région Nord Est.

Toute l'équipe placera sa confiance en vos compétences pour gérer les missions suivantes :

L'Assistanat administratif et logistique de l'agence :

Vous épaulerez la responsable d'agence dans l'organisation du travail, la gestion administrative du personnel et la mise en oeuvre des mesures de prévention de la sécurité, santé et protection de l'environnement au sein de votre agence.
Vous épaulerez les collaborateurs dans la location et/ou l'achat et la gestion des fournitures, du matériel et du parc automobile.
Vous assurerez également des missions administratives classiques (courrier, archivage, etc.).
Vous assurerez l'accueil téléphonique et physique des clients, candidats, partenaires, tous ceux qui entrent. Vous êtes le 1er interlocuteur.
L'équipe compte sur vous pour organiser les réunions, leur en transmettre les comptes rendus, et suivre les indicateurs de production.

L'Assistanat commercial : En lien avec la responsable d'agence, les attachés commerciaux et la Directrice régionale

Vous participerez à l'organisation de la veille commerciale et au téléchargement des pièces contractuelles.
Vous serez responsable de la constitution des dossiers administratifs des réponses commerciales (marchés publics et privés).
Vous assurerez la réponse aux appels d'offres publiques (constitution des dossiers, respect des délais, maitrise des plateformes de dépôt, etc.).

L'Appui aux chefs de projets :

Vous êtes un véritable soutien auprès de l'équipe concernant l'organisation de leurs missions,
Vous participez au management de l'agence en lien avec le responsable de l'agence et la coordinatrice de production.

Profil, connaissances et expériences recherchés
De formation Bac +2/3 minimum (assistant(e) polyvalent(e)), vous bénéficiez d'une expérience professionnelle similaire d'au moins 3 ans.
Vous avez une parfaite maîtrise des outils de bureautique notamment Office.
Vous avez des connaissances des marchés publics / appels d'offres / fonctionnement des structures
publiques.
Vous avez travaillé sur des logiciels de gestion de projet et gestion d'achat.
Enfin, on vous reconnaît des qualités relationnelles, on salue votre prise d'initiative, votre sens des priorités et votre polyvalence.
Anglais administratif apprécié.
Nous rejoindre c'est aussi bénéficier de .
D'une mutuelle avantageuse prise en charge à 100% pour vous et vos enfants (si vous en avez.).
La possibilité de travailler en temps plein (35h) mais aussi en temps partiel, si ce rythme répond davantage à vos attentes.
D'une carte tickets restaurant d'une valeur de 180 € par mois travaillé, pour un temps plein, prise en charge à 60% par l'employeur.
D'une participation financière à vos frais de déplacements entre votre lieu de domicile et le lieu de travail.
De primes variables (intéressement + participation + prime vacances + prime partage de la valeur.).
D'un pack « nouvel arrivant » qui vous sera remis dès votre prise de poste ainsi que votre matériel informatique.
D'un accompagnement dès votre intégration et tout au long de votre parcours professionnel pour favoriser votre montée en compétence et votre évolution professionnelle.
Notre process de recrutement en 3 étapes vous permettra de vous projeter progressivement sur votre futur poste :
Le service recrutement prendra contact avec vous pour un premier échange d'une trentaine de minutes.
Vous passerez des tests techniques afin que l'on puisse cibler vos compéte

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer les dossiers techniques pour les réunions,Suivre l'avancement des projets techniques,Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.