Assistant·e de Formation H/F - Aloalo

ALOALO MAYOTTE COMPÉTENCES

Recrute

Un(e) assistant(e) de formation

Acteur local reconnu dans les domaines de la formation professionnelle continue à Mayotte, de l'orientation et de la certification, Aloalo Mayotte Compétences est structurée en trois pôles qui sont la traduction de ses trois missions : accompagner, former et certifier.

Placé(e) sous l'autorité directe de la Direction opérationnelle vous travaillerez au sein d'une équipe d'une dizaine de personnes avec des expertises complémentaires, et contribuerez à la réussite des actions de formation.
Si l'humain est au coeur du métier de l'assistant de formation, cet objectif passe par la réalisation de tâches administratives, logistiques et financières nécessitant une capacité à s'organiser et à gérer les dossiers ainsi que leur conformité.

Votre profil : Vous avez un niveau Bac +3.
Vous disposez également d'une expérience aboutie sur des fonctions d'assistante d'au moins 2 ans et de réelles qualités relationnelles, d'autonomie, de rigueur et d'une grande aisance avec les outils bureautiques.

Votre mission :
Vous co-organisez, avec la Direction, des sessions de formation (inscriptions, réservation des salles, accueil .) et êtes chargé.e du suivi financier des dossiers (bons de commandes, factures.). Vous travaillez en équipe.

Vos activités sont détaillées comme suit :
o L'accueil : assurer un accueil téléphonique et physique ; analyser et transmettre les messages si l'interlocuteur interne ne peut être joint.
o Le suivi administratif des formations : établir en collaboration avec la référente de parcours social et professionnel les dossiers administratifs des stagiaires pour transmission aux prescripteurs ; renseigner les informations sur le logiciel ad hoc (formation interne prévue) ; élaborer et transmettre, en lien avec la direction opérationnelle administrative et pédagogique les documents liés au parcours du stagiaire (contrats, conventions individuelles et de stage, convocations, livret d'immersion professionnelle, attestations etc.) ; effectuer le suivi des présences dans le respect des attentes des financeurs en lien avec la direction opérationnelle ; procéder numériquement au classement et à l'archivage des dossiers.
o Le suivi logistique de la formation.
o La gestion financière : préparer et transmettre les éléments nécessaires à la facturation au bureau commun de gestion (chèques, factures etc.) ; assurer le suivi des règlements et effectuer les relances de premier niveau ; procéder au classement et à l'archivage.

Maîtrise de Word et Excel ; discrétion ; organisation ; disponibilité
Shimaore-Shibushi
Permis B exigé
Poste à pourvoir dès que possible
Type de contrat : CDD de 6 mois renouvelable
Rémunération : 1700€ brut

Merci d'adresser votre lettre de motivation ainsi qu'un CV exclusivement par mail à l'adresse indiquée

Experience: 2 An(s)

Compétences: Participer à des réunions multidisciplinaires,Travailler en réseau et coopérer avec des profils métiers diversifiés

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).