Assistant - Assistante de Direction H/F - France Travail

Environnement de travail :
L'Ecole Nationale Supérieure de Chimie de Rennes est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche. L'établissement s'appuie sur des équipes pluridisciplinaires composées d'une centaine de personnels (enseignants-chercheurs, enseignants, BIATSS), accueille 500 élèves ingénieurs et héberge également 5 équipes de recherche de l'UMR Institut des Sciences Chimiques de Rennes.
L'école dispose d'un système de qualité éprouvé, certifié ISO-9001. Plus d'informations sur www.ensc-rennes.fr
Rattaché.e à la Direction générale, l'assistant.e de direction collabore étroitement au quotidien avec la directrice, le directeur adjoint, la directrice générale des services et la directrice de cabinet.

Missions :
L'assistant.e de direction apporte un soutien administratif et organisationnel à la direction de l'école. Il ou elle assure la gestion de l'agenda, la préparation et le suivi des dossiers et des instances, ainsi que la circulation fiable de l'information. Il ou elle contribue au fonctionnement transversal de l'établissement et à la qualité des relations internes et externes.

Vous organisez les relations professionnelles de la direction (Directrice, Directeur adjoint, DGS, Directrice de Cabinet) :
- Gérer les agendas et emplois du temps quotidiens en contrôlant les échéances
- Organiser les déplacements de la direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes pour la direction
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et des partenaires extérieurs
- Réceptionner et organiser la transmission des courriers

Vous instruisez les dossiers de l'activité de la direction :
- Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées
- Proposer et concevoir des processus, des documents pour améliorer le fonctionnement du secrétariat
- Assurer le suivi des conventions de l'établissement
- Gérer et suivre le budget de la direction
- Réceptionner et suivre les parapheurs
- Gérer et suivre l'archivage des dossiers

Vous organisez la logistique des instances statutaires :
- Rédiger les procès-verbaux des conseils d'administration
- Préparer et envoyer les convocations des instances
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux instances et autres réunions de direction
- Préparer les salles de réunions et les visioconférences le cas échéant
- Organiser les déplacements des personnalités extérieures

Vous assurez la logistique du secrétariat de direction :
- Participer à l'organisation des événements institutionnels de l'établissement (cérémonies, séminaires.) et l'événementiel emblématique de la direction en lien avec la directrice de cabinet
- Rédiger les documents, comptes-rendus de réunions et correspondances générales à la demande de la direction
- Assurer la circulation et la diffusion de l'information en interne et en externe

Organisation du temps de travail :
- Amplitude horaire variable selon les impératifs du service
- Pics d'activité en fonction des temps forts liés aux calendriers des instances et de la direction

Pourquoi nous rejoindre :
- Jusqu'à 49 jours de congés par an
- Télétravail possible (à partir de 6 mois d'ancienneté)
- Remboursement de 75% des frais de transport en commun et forfait mobilité durable
- Profiter des avantages de travailler à Rennes sur le campus universitaire de Beaulieu

Conditions d'emploi et rémunération :
- Poste à temps plein
- Emploi contractuel équivalent à un poste titulaire de catégorie B
- Possibilité de travail sur 4,5 jours ou 9 jours sur 10
- Horaires flexibles : arrivée entre 7h30 et 9h, départ à partir de 16h

Rémunération selon expérience dans des fonctions similaires, basée sur la grille des techniciens : à partir de 1836.20€ brut + indemnité mensuelle de 200€

Experience: Débutant accepté

Compétences: Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Gérer un planning,Utiliser les outils numériques

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).