Agent Accueil et de l'Instruction des Dossiers des Usagers H/F - Mairie

RATTACHEMENT A LA STRUCTURE :
- Chef de service relations aux usagers / Etat-Civil

MISSIONS :
- Accueil, information et orientation du public au sein de l'espace Marianne
- Valorisation de l'image de la Collectivité auprès des usagers
- Instruction des dossiers des usagers

ACTIVITES PRINCIPALES :
Accueil, information et orientation des usagers
Assurer l'accueil, l'information et l'orientation du public sur place ou par téléphone concernant tant les « affaires », actions et manifestations municipales que les missions des partenaires habituels de la Ville (intercommunalité, le Conseil Départemental.),
Assurer une gestion efficace de la file d'attente,
Assurer le standard dans le cadre de la continuité de service

Exécution de tâches administratives :
Prendre en charge l'ensemble des missions dévolues au Guichet Unique,
Instruire des demandes ou délivrer différents documents afférents à ces missions. Exemples : délivrance d'actes état civil, légalisation, certification, attestations d'accueil, livrets de familles, domiciliation, recensement militaire,
Inscrire les usagers aux services municipaux (tels que le logement, écoles.),
Calcul du taux d'effort,
Accueil, conseil et enregistrement des demandes des cartes identités et passeports,
Gérer les inscriptions à diverses activités ou manifestations municipales (CCAS.),
Gérer les demandes d'actes d'Etat-Civil sur Comedec,
Gérer les rendez-vous des services à la population à l'accueil,
Encaisser les paiements (en cas d'absence du régisseur titulaire) en tant que
régisseur mandataire après validation (formation .),
Encadrement et accompagnement pour l'accueil des stagiaires.

Missions transverses :
Assurer avec sa hiérarchie la mise à jour des procédures, des supports d'informations (recherche et veille d'informations), de la base de connaissances relatifs au fonctionnement des services municipaux,
Alerter sa hiérarchie en cas de dysfonctionnements dans la prise en charge des usagers (physiques et téléphoniques),
Assurer des remplacements sur tous les points d'accueil.

Compétences techniques :
Connaissance précise de l'organisation des services municipaux et de leurs missions respectives,
Connaissance des missions des partenaires de la Ville (intercommunalité, Conseil Départemental, CCAS.),
Connaissance des procédures relatives aux actes courants (Etat-Civil, inscriptions diverses.),
Maîtrise de l'usage des outils informatiques usuels et des nouvelles technologies de communication.

Savoir-faire :
Expression claire et traduction en langage simple des actes administratifs
Maîtrise du stress
Esprit méthodique
Capacité à prioriser l'urgence
Apprécier le travail en équipe et dans des domaines pluridisciplinaires

********** CDD de 3 mois (renouvelable)**********************

Experience: 1 An(s)

Compétences: Méthode de classement et d'archivage,Principes de la relation client,Logiciel de traitement de texte,Utilisation de logiciels de tableur,Bac pro métiers de l'accueil,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Relayer de l'information,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Rédiger des messages et des emails professionnels,Maintenir une communication claire et professionnelle,Utiliser les outils numériques,Identifier, traiter une demande client,Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil,Agent chargé de l'accueil et de l'instruction des

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).