Assistant Vie Associative et Culturelle H/F - Mairie de Ville-La-Grand

La Mairie de Ville-la-Grand recherche un Agent en charge de la Vie Associative (H/F).

Au sein de la Direction des Services à la Population, et sous l'autorité de la Responsable du Service Vie Culturelle et Vie Associative, l'agent est chargé de tâches et missions administratives et de terrain de nature à fluidifier le fonctionnement du service.

Missions
- Gestion de la vie associative
- Aide à l'organisation du forum des associations.
- Actualisation du livret des associations et du site internet pour la section vie associative.
- Diffusion des différents supports de communication en lien avec la vie associative.
- Permanences à la Maison des Associations.
- Travail en collaboration avec l'agent en charge des sports (associations sportives).

Gestion des salles
- Gestion de la messagerie partagée « maison des associations ».
- Gestion des occupations et réservations des salles (plannings, calendriers).
- Rédaction et suivi des conventions d'occupation, suivi des facturations, pour toutes les salles (Savoy, Maison des Associations, ...)
- Ponctuellement, réalisation des états des lieux d'entrées et de sorties des salles
- Suivi du matériel mis à disposition, rédaction et suivi des conventions de mise à disposition, suivi des facturations.
- Traitement administratif des demandes (préparation des courriers de réponse, suivi des dossiers).

Soutien à la vie culturelle et actions évènementielles
- Assistance dans la gestion des manifestations (préparation de dossiers).
- Présence aux manifestations, tenue de stands, réalisation de photos, .
- Distribution des flyers et affichages utiles au service.
- Contribue au suivi administratif des dossiers du service : rédaction de compte rendu, courrier, synthèse, .

Profil
Savoirs et savoir-faire (connaissances théoriques et techniques) :
- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale
- Maîtrise des différents logiciels informatiques et bureautiques
- Connaissance des événements de la collectivité
- Connaissance des Associations du territoire
- Réaliser la saisie et la correction de documents

Savoir-être indispensables attendus par la Collectivité :
- Sens du service public et de l'intérêt collectif
- Sens de l'engagement
- Capacité d'adaptation
- Droiture et intégrité
- Attitude constructive et bienveillante
- Discrétion / respect du secret professionnel
- Sensibilisation au développement durable

Savoir-être (comportements, attitudes, qualités humaines) :
- Devoir de réserve
- Rigueur, dynamisme et réactivité
- Aptitude à communiquer et à travailler en équipe
- Respect des délais et des consignes
- Capacité à rendre compte à son responsable de service
- Respect de la hiérarchie et des horaires
- Savoir-être positif valorisant les évènements et actions de la collectivité

Conditions d'exercice
- Type de recrutement : voie statutaire ou contrat à durée déterminée de 12 mois (renouvelable ou stagiairisation selon le cas)
- Poste à temps complet : du lundi au vendredi, travail ponctuel le week-end et/ou en soirée
- Grade : adjoint d'animation
- Conditions salariales : grille indiciaire Fonction Publique Territoriale + régime indemnitaire + 13ème mois

Les petits plus :
- Prime de 13ème mois, prime de CIA (complément indemnitaire annuel) basée sur l'évaluation professionnelle
- Participation aux frais de mutuelle santé à hauteur de 35€ / mois et/ou prévoyance à hauteur de 25€ / mois
- Prise en charge à 75% de l'abonnement de transport en commun
- Supplément Familial de Traitement versé dès le 1er enfant + participation aux dépenses de centre de loisirs
- Amicale du personnel : chèques vacances, accès salle de sport, bons cadeaux, sorties, etc.
- Télétravail possible
- Politique de formation dynamique

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.