Assistante Secrétaire H/F - Secretariat General Commun Departemental

Le secrétariat de direction est un poste stratégique, particulièrement intéressant, qui permet d'embrasser l'ensemble des missions de la DDT, d'être en relation quotidienne avec les services, le secrétariat du préfet et d'être au plus près des prises de décision. Concrètement, le poste consiste en :
- organisation de réunions, prise de rendez-vous, gestion des agendas des 2 directeurs ;
- gestion des boites mail de la direction ;
- accueil physique et téléphonique au niveau de la direction ;
- gestion du courrier « arrivée » et « signature » de la direction ;
- mise en forme de documents ;
- tenue du classement (papier et informatique) des dossiers de la direction ;
- constitution et suivi des dossiers préfet ;
- suivi rapproché des affaires sensibles ou urgentes ;
- préparation des comités de direction ;
- suivi des messages reçus dans le cadre de la saisine par voie électronique.

La personne titulaire du poste est par ailleurs chargée d'animer le réseau des assistant(e)s de service pour s'assurer de la bonne prise en compte des instructions de la direction, écouter les besoins des services et participer à la bonne marche du collectif de travail.

L'assistant(e) de direction est placé(e) sous l'autorité directe du directeur et de son adjoint.
Il(elle) travaille en relation avec l'ensemble des agents de la DDT, en particulier les chefs de service.
Il(elle) est en lien avec les secrétariats des autres services de l'État dans le département.

Il(elle) travaille en binôme avec le(la) chargé(e) de mission « Appui au pilotage », avec un partage des missions à organiser de manière à assurer une continuité d'activité constante.

Intéressé(e) par un poste polyvalent demandant de la réactivité et du pragmatisme, l'assistant(e) de direction se mobilise pour fluidifier l'emploi du temps et l'organisation du travail de ses deux directeurs. Connaissant les différents services et missions d'une DDT ainsi que de ses interlocuteurs et partenaires, il(elle) entretient des relations étroites avec leur secrétariat afin de prendre ou donner les informations nécessaires à la bonne conduite des dossiers et évènements.
D'une grande rigueur et parfaitement organisé(e), il(elle) apporte une grande attention à la gestion des agendas et la constitution des dossiers de réunion. Le cas échéant, il(elle) rédige des courriers simples à la demande des 2 directeurs.
Réactif(ve) et dynamique, il(elle) est en capacité de prendre en charge toute mission ponctuelle liée à des aspects logistiques, budgétaires ou informatiques liés au bon fonctionnement de la direction.
Membre d'une équipe resserrée autour du directeur composée de 5 personnes, il(elle) est capable de travailler en autonomie et mobilise son sens du collectif au bénéfice du fonctionnement efficace de la petite équipe de collaborateurs directs du directeur.
Placé au sein de l'équipe de direction, il(elle) respecte strictement les règles de confidentialité portant sur l'ensemble des informations sensibles dont il(elle) peut avoir connaissance.
Ses relations avec les 5 assistant(e)s de service au sein de la DDT sont basées sur la confiance et la responsabilisation, sans lien hiérarchique.
S'il(elle) ne dispose pas des compétences nécessaires, des formations de prise de poste ou des tuilages dans d'autres services de l'État sont possibles.

Service déconcentré de l'État, la DDT du Doubs contribue, sous l'autorité du préfet de département et du directeur départemental des territoires, à la mise en oeuvre des politiques publiques en matière de développement et d'aménagement du territoire. Elle apporte au préfet expertise technique, appui et conseil stratégique.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).