Assistant·e Administratif·ve et de Vie Scolaire H/F - Horizons

Finalité du poste
Assurer la fluidité administrative, le suivi quotidien des informations, le lien avec les familles, le rectorat et les partenaires internes (Conseil d'Administration, Association de Parents d'Élèves, cercle mécénat), afin de soutenir l'équipe éducative et de dégager du temps pour la direction et les enseignants.

Missions principales
1. Gestion administrative courante
Tri et traitement des mails généraux, réponses simples à partir de modèles, redirection des messages.
Gestion des appels entrants : filtrage, prise de messages, informations pratiques.
Classement numérique et papier ; mise à jour du Drive et des dossiers administratifs.
Préparation de documents : courriers simples, attestations, conventions pré-remplies.
Organisation des documents officiels et registres obligatoires.

2. Lien administratif avec le Rectorat
Transmission de documents administratifs non pédagogiques selon les procédures établies.
Préparation et classement des éléments requis en cas d'inspection.
Suivi des courriers officiels reçus et archivage réglementaire.

3. Suivi administratif des élèves
Mise à jour des dossiers élèves (coordonnées, documents manquants, certificats, autorisations).
Relances simples auprès des familles ; vérification des dossiers incomplets.
Mise à jour du tableau de suivi administratif (présences/absences, documents manquants).
Impression, préparation et tri du matériel pédagogique pour l'équipe éducative.

4. Suivi comptable simple (encadré et limité)
Vérification hebdomadaire des paiements sur liste fournie.
Relances simples par mail.
Classement des pièces comptables, notes de frais, factures.
Génération de factures simples via un modèle existant.

5. Communication interne & familles
Diffusion d'informations collectives (WhatsApp et mail).
Accueil physique des familles : renseignements, transmissions de documents.
Mise à jour des listes de diffusion.
Transmission rapide des informations administratives à l'équipe éducative et au CA.

6. Soutien logistique & vie scolaire
Impression et préparation des supports pédagogiques.
Petit rangement et organisation des espaces liés au matériel pédagogique.
Participation matérielle ponctuelle aux événements (portes ouvertes, réunions, cafés-parents).

7. Missions transversales (CA - APE - mécénat)

A. Lien avec le Conseil d'Administration
Mise à disposition des documents administratifs nécessaires.
Préparation et transmission de relevés ou documents pré-rédigés.
Suivi des échéances administratives identifiées par le CA.

B. Lien avec l'Association des Parents d'Élèves (APE)
Diffusion des informations pratiques.
Soutien administratif ponctuel pour les événements APE.

C. Lien avec les différents cercles de l'association
Mise à jour du fichier partenaires (coordonnées, promesses de dons, suivis).
Préparation et envoi de documents simples (attestations, courriers de remerciement, reçus fiscaux préparés).
Transmission aux équipes dirigeantes des éléments nécessitant arbitrage.

Limites du poste
L'assistant-e n'intervient pas sur :
situations éducatives sensibles, conflits, problématiques familiales ;
décisions pédagogiques ou RH ;
communication institutionnelle ou stratégique ;
gestion budgétaire, comptable ou juridique complexe ;
négociations avec partenaires ou mécènes.

Profil recherché
Niveau Bac minimum ; rigueur, organisation, discrétion professionnelle.
Maîtrise des outils numériques (Drive, tableurs, messagerie, WhatsApp pro).
Aisance relationnelle, posture bienveillante et ferme.
Capacité à suivre des procédures et à demander systématiquement validation sur les sujets sensibles.
Sens de la confidentialité et respect strict du RGPD.

Candidature : Merci d'envoyer rapidement votre CV détaillé et une lettre de motivation.

Temps de travail : 24h/semaine
Rémunération : SMIC horaire
Lieu : Établissements de Villeurbanne (75%) et Craponne (25%)
Prise de poste : rapidement
Contrat : CDD de 9 mois

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Définir des besoins en approvisionnement,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Langues: Français exigé

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Autres enseignements

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.