Agent Chargé de l'Accueil et de l'Instruction des Dossier des Usagers - Mairie de Juvisy-Sur-Orge H/F - Communes

RATTACHEMENT A LA STRUCTURE
- Chef de service relations aux usagers / Etat-Civil

CONDITIONS STATUTAIRES
- Cadre d'emploi - Adjoint Administratif (C)
- Temps complet
- Poste permanent

MISSIONS
- Accueil, information et orientation du public au sein de l'espace Marianne
- Valorisation de l'image de la Collectivité auprès des usagers
- Instruction des dossiers des usagers

ACTIVITES PRINCIPALES
- Accueil, information et orientation des usagers
- Assurer l'accueil, l'information et l'orientation du public sur place ou par téléphone
concernant tant les « affaires », actions et manifestations municipales que les
missions des partenaires habituels de la Ville (intercommunalité, le Conseil
Départemental...),
- Assurer une gestion efficace de la file d'attente,
- Assurer le standard dans le cadre de la continuité de service.
- Exécution de tâches administratives
- Prendre en charge l'ensemble des missions dévolues au Guichet Unique,
- Instruire des demandes ou délivrer différents documents afférents à ces missions.
Exemples : délivrance d'actes état civil, légalisation, certification, attestations
d'accueil, livrets de familles, domiciliation, recensement militaire,
- Inscrire les usagers aux services municipaux (tels que le logement, écoles...),
- Calcul du taux d'effort,
- Accueil, conseil et enregistrement des demandes des cartes identités et passeports,
- Gérer les inscriptions à diverses activités ou manifestations municipales(CCAS...),
- Gérer les demandes d'actes d'Etat-Civil sur Comedec,
- Gérer les rendez-vous des services à la population à l'accueil,
- Encaisser les paiements (en cas d'absence du régisseur titulaire) en tant que
régisseur mandataire après validation (formation ...),
- Encadrement et accompagnement pour l'accueil des stagiaires.
Missions transverses
- Assurer avec sa hiérarchie la mise à jour des procédures, des supports d'informations
(recherche et veille d'informations), de la base de connaissances relatifs au
fonctionnement des services municipaux,
- Alerter sa hiérarchie en cas de dysfonctionnements dans la prise en charge des
usagers (physiques et téléphoniques),
- Assurer des remplacements sur tous les points d'accueil.

MODALITES D'EXERCICE
Conditions d'accès(diplôme, formation, compétences requises)

Compétencestechniques
- Connaissance précise de l'organisation des services municipaux et de leurs missions
respectives,
- Connaissance des missions des partenaires de la Ville (intercommunalité, Conseil
Départemental, CCAS...),
- Connaissance des procédures relatives aux actes courants (Etat-Civil, inscriptions
diverses...),
- Maîtrise de l'usage des outils informatiques usuels et des nouvelles technologies de
communication.

Savoir-faire
- Expression claire et traduction en langage simple des actes administratifs
- Maîtrise du stress
- Esprit méthodique
- Capacité à prioriser l'urgence
- Apprécier le travail en équipe et dans des domaines pluridisciplinaires

Savoir-être
- Courtoisie, amabilité
- Sens de l'écoute
- Etre disponible lors des nocturnes + samedi matin + journée continue / ou pour
assurer la continuité du service public.