Gestionnaire des Conventions de Stage H/F - Université de Paris-Nanterre

Le poste à pourvoir est intégré au service commun Accompagnement Parcours Insertion (API) dont la mission est d'accueillir, d'accompagner, de conseiller les lycéens et les étudiants dès leur entrée à l'université ainsi que de mettre en ceuvre des actions pour faciliter leur réussite dans les études et leur insertion professionnelle.Missions:

Le gestionnaire des conventions de stage aura pour mission d'éditer, de gérer et d'assurer le suivi des conventions de stages des étudiants inscrits à l'Université Paris Nanterre en formation initiale

· Il ou elle informera et orientera les étudiants, les personnels enseignants et administratifs, et les entreprises sur les stages

· Il ou elle participera aux réunions d'information et aux actions destinées à faire connaître le BAIP (Bureau d'Aide à l'Insertion Professionnelle) et son offre de services, notamment sur les stages

· Il ou elle assistera la cheffe du bureau des stages dans l'optimisation de l'organisation administrative du bureau des stages

Activités principales:

· Accueillir les étudiants et les renseigner sur la procédure et les démarches pour obtenir une convention de stage

· Informer les interlocuteurs en composantes sur les outils permettant de trouver un stage ou un accompagnement à l'insertion professionnelle

· Traiter les appels, courriers, mails et les notifications de l'application de gestion des conventions de stage PSTAGE

· Utiliser les applicatifs de gestion des conventions de stage PSTAGE et de la plateforme carrières JobTeaser

· Vérifier la convention de la saisie par l'étudiant à la signature et demander la rectification des informations au moment de la validation finale

· Résoudre divers problèmes étudiant/entreprise/enseignant référent liés à la mission du stage

· Renseigner sur les stages à l'occasion des actions organisées par le BAIP

· Participer aux réunions d'information auprès des formations pour présenter les stages et le bureau des stages

· Contribuer à l'optimisation de la correspondance mail, de l'information des publics, de l'accueil téléphonique et physique des publics et des procédures de traitement des demandes et de délivrance des conventions de stage en collaboration avec la cheffe du bureau des stages

· Aider et accompagner les étudiants en difficulté avec leur saisie informatique

· Vérifier et valider des demandes d'inscriptions des entreprises et des dépôts d'offres sur la plateforme carrières

· Classer et archiver les conventions
· Contact fréquent avec un public diversifié : étudiants, enseignants et administratifs, entreprises
· Nécessité de répondre systématiquement aux mêmes questions et répéter plusieurs fois par jour les démarches à effectuer
· La/le gestionnaire est la/le premier.ère interlocuteur.trice des étudiants souvent perturbés par la procédure administrative pour obtenir une convention, et des entreprises
· Travail collaboratif avec les autres agents du bureau : échanges avec les autres agents sur le suivi des demandes et des cas complexes
· Les agents reçoivent à leur prise de fonction une formation

· Les agents reçoivent à leur prise de fonction une formation aux outils de gestion et aux processus administratifs

Connaissances requises:

· Connaissances du fonctionnement de l'université, ses services et offre de formation

· Connaissances du cadre juridique des stages en vigueur dans les établissements d'enseignement supérieur et de la recherche

Compétences opérationnelles:

· Maîtrise de l'expression orale et écrite

· Maîtrise des outils bureautiques

· Maîtrise des techniques de secrétariat

· Capacité à élaborer des documents pédagogiques et des supports de communication

Qualités requises:

· Aisance à communiquer auprès des publics Capacité à travailler en équipe et en autonomie Rigueur et organisation

· Sens du service public

Capacité d'initiative