Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Prevention Jeunes - Acolea

Le Pôle Prévention Jeunes de la Fondation ACOLEA comprend 3 services :
- Logis Jeunes, service Logement d'Abord pour les jeunes de 18 à 25 ans, sortant de structures de protection de l'enfance. Il comprend 1 cheffe de service, 7 travailleurs sociaux et 1 stagiaire.
- RSJ : Revenu de Solidarité Jeunes octroyé aux jeunes de 18 à 24 ans, de la Métropole de Lyon, sans ressource et avec le besoin d'être accompagnés. Il comprend 2 instructrices RSJ.
- La Prévention Spécialisée : service de préventionSous la directrice du pôle Prévention jeunes, vous aurez pour missions :

Des missions de gestion comptable et de ressources humaines :

o Préparer, vérifier et contrôler les documents administratifs de la vie du contrat de travail (embauche, modification et fin de contrat), dans le respect des accords collectifs de la Fondation et de la convention collective 66,
o Extraire mensuellement les éléments variables de paie du logiciel Octime, les faire valider par la Direction de pôle et assurer leur transmission à la gestionnaire de paie,
o Saisir les justificatifs de transport des salariés et les transmettre à la gestionnaire de paie,
o Veiller au suivi administratif des salariés (prise de RDV à la médecine du travail, tableau de suivi des formations, tableau de suivi des entretiens professionnels en lien avec les chefs de service, fin de période d'essai, déclaration des accidents du travail, vérification annuelle du permis de conduire, vérification du casier judiciaire),
o Veiller aux affichages réglementaires dans les différents services,
o Déposer les offres d'emploi sur Staff social, Indeed et en interne, et les supprimer quand les postes ont été pourvus,
o Récupérer et déposer les factures sur le logiciel Yooz,
o Etablir la facturation des chantiers éducatifs de la Prévention spécialisée, déposer les factures sur Chorus Pro, assurer le suivi des paiements des factures en lien avec le service comptabilité,

Des missions de gestion administrative et de secrétariat du pôle :

o Rédiger, mettre en forme, actualiser et diffuser les documents administratifs (courriers, comptes rendus de réunion, reporting, formulaires.)
o Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire du pôle,
o Assurer les statistiques des jeunes suivis, en lien avec les chefs de service,
o Déclarer et assurer le suivi administratif des sinistres,
o Gérer les commandes de la papeterie et de consommables des bureaux,

Profil recherché :

Diplôme BTS type comptabilité et gestion, assistant de gestion, support à l'action managériale,
Expérience dans le secteur social ou médico-social.

Compétences requises :

Gestion du temps et priorisation des tâches,
Rigueur et organisation,
Discrétion / Confidentialité,
Capacité d'adaptation,
Travail en équipe.

Conditions de travail :

De nombreux avantages : mutuelle, tickets restaurant, épargne salariale, TCL, CSE, congés trimestriels (3 jours) 3 fois par an.
Salaire en fonction de l'expérience et du diplôme - Application de la CC 15 mars 1966

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.