Chargée - Chargé d'Accueil et d'Information H/F - Service Public

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales:

- Assurer l'accueil des usagers de la préfecture et les orienter vers les services le cas échéant
- Fournir les informations générales sur les services de l'État en Sarthe
- Expliquer les procédures aux usagers et leur donner les documents adéquats
- Assurer certaines tâches en matière de permis de conduire (délivrance des relevés d'informations intégraux, ...).
- Préparer certains courriers de réponse aux usagers sur la base des courriers types du service (concernant les cessions de véhicule et RII principalement)
- Réceptionner les plis et colis en lien avec les services
- Gérer les demandes de stationnement «visiteurs» pour la préfecture
- Assurer un renfort pour les réponses aux usagers sur la boite pref-mail
- Venir en appui de l'équipe des médiateurs en service civique au point numérique dans le cadre de l'accompagnement des usagers dans leurs démarches en ligne sur le site de l'ANTS (consultation du SIV, appui réglementaire...).
- Effectuer l'enregistrement des prises de RDV pour le PAN demandés par les usagers de l'accueil général et faire le lien avec le point numérique.
- Assurer les missions de renfort au bureau du courrier y compris la navette entre la préfecture et Paixhans
- Assurer les missions de renfort au standard pendant les heures de bureau

Exercice des missions dans le respect du label «QUALI ATE»

Votre environnement professionnel:

Activités du service
Le secrétariat général commun départemental (SGCD) est un service déconcentré qui assure l'ensemble des missions supports pour le compte de la préfecture et des directions départementales interministérielles (DDI).
Le service accueil courrier standard (SACS) assure les fonctions d'accueil à la préfecture ainsi que dans les bâtiments A et B du site Paixhans, de courrier sur les deux sites Préfecture et Paixhans et de standard pour la préfecture.

Composition et effectifs du service
Le service se compose: 1 chef de service de catégorie A, 1 adjoint de catégorie B, 3 agents de catégorie C pour le standard, 3 agents de catégorie C pour la gestion du courrier, 2 agents de catégorie C pour l'accueil de la préfecture ainsi que 2 hôtesses d'accueil sur le site de Paixhans, 1 apprentie «communication interne» et une équipe de 4 volontaires en mission de service civique.

Liaisons hiérarchiques
Le chef du service accueil, courrier, standard
L'adjointe au chef du service accueil, courrier, standard

Liaisons fonctionnelles

Corps préfectoral et services de la préfecture, directions départementales interministérielles, tous services de l'État, les usagers, les collectivités territoriales et acteurs privés.

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel
niveau maîtrise
à acquérir

Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau pratique
requis

Connaissance technique au choix

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise
à acquérir

Savoir appliquer la réglementation
niveau pratique
à acquérir

Savoir s'organiser
niveau pratique
à acquérir

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise
requis

savoir accueillir
niveau maîtrise
requis

savoir s'exprimer oralement
niveau maîtrise
requis

Vos perspectives:

Les compétences mises en oeuvre sur le poste permettent d'évoluer vers un poste similaire au sein du SGCD, de la préfecture ou des directions départementales interministérielles.

Durée attendue sur le poste: 3 à 5 ans