Instructeur Gestionnaire de Dossiers - Mairie de Toulon H/F - Communes

Le Service Administration Générale au sein de la Direction Évènementiel, Cérémonies, Animations, Protocole recherche un Instructeur gestionnaire de dossiers (H/F).

Mission 1 : animer et gérer les relations extérieures

En fonction de la planification des évènements et animations, gérer les relations avec divers participants (forains, exposants, commerçants...), partenaires (associations...), et usagers :

Préparation des appels à candidatures et/ou appels à projets
Information des participants et des partenaires potentiels
Recueil et traitement des candidatures et des projets
Instruction administrative des dossiers : analyse et contrôle de la conformité des dossiers, rédaction et diffusion de courriers, notes, compte-rendu, tableaux de bord...
Préparation des éléments d'analyse et de sélection des candidatures / projets
Interface entre les partenaires extérieurs et les autres services de l'Evènementiel et le cas échéant d'autres services de la collectivité
Mise à jour d'outils de suivi, recueil d'éléments de bilan
Instruction et suivi des demandes de subvention (gestion du Portail Vie Associative, délibération, convention...)
Rédaction d'actes, de tableaux, de notes concourant à la bonne organisation des évènements et manifestations
55 %

Mission 2 : recenser les besoins des services de la Direction

En fonction de la planification des évènements et animations :
Organisation du recensement et de la définition des besoins des services (pôles techniques notamment)
Participation à la planification et la préparation des achats et prestations
Suivi de l'exécution des achats et prestations : gestion administrative, interface avec les tiers, recueil d'éléments d'évaluation
30 %
Mission 3 : participer à la gestion financière et comptable de la Direction

En polyvalence avec l'assistant de gestion financière, budgétaire et comptable, assurer ponctuellement les activités suivantes :
Suivi et contrôle de l'exécution budgétaire et la gestion de crédits
Gestion et contrôle des procédures budgétaires et comptables des services
10 %

Obligatoires : Bac
Souhaitables : Licence (Bac +3 ou équivalent)

- Environnement territorial, enjeux, règlementations et évolutions des politiques publiques et réglementations applicables aux collectivités
- Processus de décision des exécutifs locaux
- Connaissance des partenaires institutionnels, publics et privés
- Règles et procédures de la commande et des finances publiques
- Procédures de gestion et d'instruction administratives
- Actes et écrits administratifs
- Règles de classement et d'archivage des dossiers
- Techniques d'accueil et d'écoute
- Communication orale et écrite
- Techniques rédactionnelles (notes, rapports, synthèse...)
- Techniques de planification
- Usages numériques et bureautiques
- Rigueur, sérieux, méthode, sens de l'organisation
- Disponibilité
- Autonomie
- Sens des relations humaines, bon relationnel
- Capacité d'écoute, de dialogue, de travail en transversalité, en équipe
- Capacité de synthèse et à rendre compte