Responsable Administratif et Financier H/F - Université Paris 8

Contexte et environnement de travail

L'Unité de Formation et de Recherche (UFR) AES Economie et Gestion a vocation à dispenser des enseignements de formations initiale et continue, adossés à des travaux de recherche dans les domaines des sciences économiques et sociales et des sciences de gestion.

L'UFR AES Economie et Gestion organise les enseignements de Licence et Master suivants :

- Licence administration économique et sociale (AES) avec 2 spécialisations :
o Administration et Gestion des Entreprises - Ressources Humaines
o Economie Sociale et Solidaire- Entreprenariat

o Licence accordée Mathématiques-économie

- Licence économie et gestion avec 2 parcours :
o Economie et finance
o Management

- Master mention économie des organisations avec 3 parcours :
o Economie managériale et droit des publics et privés
o Economie Sociale solidaire et innovante

o Transitions écologiques, économiques et sociales
- Master mention management, avec 2 parcours :

o Conseil en organisation et Management du Changement

o Conseil en Stratégie et Transformation Digitale

- Master mention management et commerce International, parcours commerce extérieur trilingue

- Master mention Monnaie, Banque, Finance, Assurance

Quelques chiffres : 1470 étudiants, 8 personnels administratifs, 55 enseignants et enseignants-chercheurs et près de 60 chargés de cours, budget de fonctionnement d'environ 100 000 €.Sous la direction du directeur de l'UFR,le/la Responsable administratif et financier assure la gestion administrative et financière de la composante. Il/elle assure,auprès du directeur,l'encadrement,l'organisation et la coordination des services administratifs de la composante.Il/elle a un rôle de conseil sur la gestion du personnel et la gestion budgétaire de la composante

Le/La responsable assure la coordination de l'ensemble des activités de l'UFR

-Préparation des travaux du conseil de l'UFR

-Préparation et suivi de l'exécution du budget

-participation aux réunions des directeurs de composante de l'université de Paris 8

-Préparation de la campagne d'emplois des enseignants et des personnels administratifs et techniques

-Il/elle encadre une équipe de 7 personnels administratifs et techniques (4 agents de catégorie B et 3 agents de catégorie C).A ce titre il/elle assure la liaison avec les instances et les services centraux de l'université-Participe aux réunions des responsables administratifs et financiers,avec les chefs de service centraux et les conseils de composantes

-Diriger,organiser et animer une équipe de 7 agents

-Contribuer à la mise en oeuvre et à l'évolution de la politique de l'UFR en coordonnant les moyens humains,financiers et techniques mis à disposition dans le respect de la règlementation

-Organiser et animer la fonction financière de la composante en participant à l'élaboration et au suivi de l'exécution du budget:préparation et élaboration du budget initial,du budget rectificatif,suivi des recettes,suivi de la masse salariale, suivi des conventions et élaboration des bilans financiers

-Préparation et participation aux dialogues de gestion

-Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes,et des tutelles

-Apporter expertise et conseil auprès du directeur et du conseil de composantes

-Préparer les conseils d'UFR,organiser les élections principales et partielles

-Réaliser des tableaux de bord,assurer le suivi des indicateurs,produire des bilans et des statistiques,utiliser les outils informatiques métiers

-Répondre aux enquêtes demandées en externe ou en interne

-Proposer et concevoir des outils de gestion administrative,des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure

-Mettre en oeuvre au sein de l'UFR les réformes et les nouveaux outils de gestion administratifs mis en place dans l'université

-Gérer le personneladministratif titulaire et non titulaire:organiser le temps de travail des agents,élaborer les fiches de poste,mise à jour de l'organigramme,conduire les entretiens professionnels dossiers de promotions,définir les besoins en formation
-Prépare les campagnes d'emploi BIATSS
-Assurer le recrutement des tuteurs d'accueil,des surveillants d'examen
-Assurer la circulation de l'information,communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

Diplôme/Expérience:

. Diplôme niveau licence minimum (Master apprécié)

. Expérience sur des fonctions similaires appréciée

Connaissances requises pour le poste
- Connaissance des structures et du fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et notamment des universités.

- Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative, financière et comptable relative aux établissements publics.

- Connaissance générale des principes de la communication.

- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.

- Connaissance approfondie des statuts et des personnels des établissements de l'enseignement supérieur et de la recherche.

- Connaissance des principaux logiciels et applications de gestion.

Compétences professionnelles
- Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse.

- Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.

- Gérer et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien.

- Savoir préparer et conduire une réunion.

- Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.

- Savoir faire preuve d'un esprit de synthèse et d'analyse.

- Savoir travailler en équipe et en autonomie.

- Faire preuve de capacités d'adaptation, d'organisation, de rigueur et méthode.