Assistant Administratif Equipe Pluridisciplinaire H/F - Prevy - Prevention & Sante au Travail

PREVY, Service de Prévention et de Santé au Travail de NIMES est un acteur incontournable de la prévention dans le Gard avec près de 10 000 entreprises adhérentes. Il assure ainsi le suivi en santé au travail de 95 000 salariés.

Vous portez un intérêt à la prévention des risques professionnels et à la santé au travail et vous souhaitez évoluer au sein d'un concept innovant et faire partie d'une aventure humaine et professionnelle unique ?
Rejoignez PREVY !

UN.e ASSISTANT.e ADMINISTRATIF.ve de l'ÉQUIPE PLURIDISCIPLINAIRE

Poste en CDI - temps plein - à pourvoir dans les meilleurs délais, basé à Nîmes.

Rattaché.e au responsable du Pôle Technique Pluridisciplinaire (équipe composée de technicien hygiène sécurité, ergonomes, psychologues du travail, toxicologues, assistantes en santé travail), vous assurez le support administratif du responsable d'équipe et contribuez au fonctionnement opérationnel de ce pôle.
Vous participez à la gestion des actions en milieu de travail, au suivi de l'activité du pôle et à l'organisation d'actions de prévention.

Vos principales missions sont :

- Support administratif et organisationnel au management du Pôle Technique Pluridisciplinaire (PTP).
o Organisation et coordination des réunions, entretiens professionnels, forums
o Rédaction de comptes-rendus
o Organisation et préparation de l'intégration d'un nouveau collaborateur
o Gestion des plannings, prise de rendez-vous.

- Planification et coordination des Actions en Milieu de Travail (AMT)
o Affectation des AMT aux préventeurs selon les consignes du responsable du pôle, prise de rendez-vous par téléphone ou par mails avec les adhérents, gestion des rendez-vous notamment en cas d'absence.

- Appui administratif aux actions de prévention et de formation
o Préparation logistique et documentaire des actions (Actions de Formation et de Prévention, ateliers multi-employeurs), suivi des présences, bilans et traçabilité.

- Suivi d'activité et reporting
o Extraction, analyse et suivi des indicateurs d'activité du PTP, reporting régulier auprès du responsable et contribution au pilotage de l'activité.

- Gestion des ressources et outils techniques
o Suivi du matériel de métrologie (étalonnage, stock, traçabilité) et collecte auprès des adhérents des documents nécessaires aux interventions (Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels, Fiches de Données de Sécurité.).

- Contribution à la démarche qualité et aux projets de service
o Participation active aux actions qualité, promotion de l'offre de prévention auprès des adhérents et suivi des recommandations issues des actions de prévention.

Formation et expérience requises :
De formation Bac +2 minimum (BTS SAM, GPME, assistant de direction ou équivalent) à Master, vous avez une expérience de 3 ans minimum en gestion administrative, assistanat de direction.

Compétences et connaissances professionnelles requises :
Vous maitrisez les outils bureautiques (Word, Excel avancé, Powerpoint, Outlook niveau avancé à expert).

Vous avez une forte capacité rédactionnelle (notes, comptes-rendus, rapports) et vous avez le sens de la qualité et de la gestion documentaire.

Vous avez le sens de l'organisation et de la gestion des priorités et avez une appétence pour la relation clients.

Proactivité, rigueur, esprit d'équipe, discrétion sont à minima les qualités professionnelles requises pour ce poste.

Au regard des spécificités de l'activité, une période d'intégration aux différents métiers sera organisée.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activité des médecins généralistes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.