Chargé d'Études Pôle Assistance Métier - Programme Portalis H/F - Direction des Services Judiciaires

Portalis est un programme de la direction des services judiciaires du ministère de la Justice pleinement inscrit dans le plan de transformation numérique (PTN) de la Justice. Il a pour objectif la refonte des 8 applicatifs métiers actuellement utilisés en juridiction en matière civile (Winges CPH, WinCi TGI, WinCi CA, CITI, TUTI Maj, TUTI Min, NATI, SATI), en un applicatif modernisé ayant vocation à devenir le socle commun de la chaîne applicative civile.
L'outil Portalis a pour second objectif de dématérialiser la procédure de bout en bout et de permettre la communication électronique avec les différents partenaires institutionnels.

Le programme Portalis poursuit le déploiement du nouvel applicatif de la justice civile, au sein des 209 conseils de prud'hommes et 125 tribunaux de proximité. Ce déploiement a vocation par la suite à s'étendre à moyen terme au sein des 164 tribunaux judiciaires et à plus long terme au sein des 36 cours d'appel.
Le bureau poste le déploiement de l'applicatif Portalis dans une démarche participative qui place au coeur des stratégies les acteurs locaux, dont les ATN, RGIA, RGI, les chefs de projet Portalis (CA et TJ), les ambassadeurs du programme et les utilisateurs finaux.
Il veille également à répondre aux plus de 2500 utilisateurs par la mise en place d'une assistance poussée : création et suivi d'anomalie ou demande d'évolution.Le bureau de l'accompagnement métier est composé de deux pôles: le pôle de la conduite du changement et le pôle de l'assistance métier.

Le chef de bureau est assisté de deux adjoints qui ont vocation à le représenter et à assurer des missions spécifiques.

Chaque pôle est constitué d'une équipe composée de greffiers et de contractuels.

Le/la chargé(e) d'études du pôle d'assistance métier (PAM) assiste et accompagne les utilisateurs qui rencontrent une difficulté dans l'utilisation de l'applicatif Portalis actuellement en cours de déploiement au sein des services civils. Il/Elle porte la voix de l'utilisateur dont il est l'interlocuteur privilégié, et ce, dans une démarche d'amélioration continue en participant activement aux différents ateliers de co-construction de l'applicatif.

Postérieurement à la saisine du centre de services national (CSN) qui est le service d'assistance informatique du ministère de la Justice, rattaché au secrétariat général et qui constitue le principal point d'entrée et de sortie des utilisateurs, le/la chargé(e) d'études participe à l'ensemble des activités suivantes :

Assistance des utilisateurs

- Assister de manière privilégiée les utilisateurs en cas de difficulté de prise en main de l'applicatif ;

- Echanger avec le CSN sur le contenu de la saisine du PAM aux fins d'investigation.

Analyse des remontées utilisateurs

- Analyser, en lien avec les experts métiers des équipes de conception et les développeurs, la difficulté rencontrée par l'utilisateur et déterminer s'il s'agit d'une simple difficulté de prise en main, d'une anomalie ou d'un besoin d'évolutionpour améliorer Portalis ;

- Vérifier la reproductibilité de l'anomalie remontée en réalisant des tests adaptés;

- Déclarer les anomalies rencontrées sur l'applicatif;

- Exprimer le besoin d'évolution de fonctionnalités de l'applicatif.

Accompagnement des utilisateurs

- Accompagner les utilisateurs jusqu'à la résolution de la difficulté remontée;

- Mettre en place des ateliers ou des tests spécifiques à distance en lien avec les utilisateurs;

- Identifier les réponses à apporter aux utilisateurs sur les difficultés rencontrées;

- Assurer le suivi des remontées des utilisateurs dans les différents outils.

Amélioration continue et valorisation des utilisateurs

- Elaborer et mettre à jour la documentation et les fiches techniquesutiles à l'assistance des utilisateurs ;

- Contribuer aux différents travaux et ateliers de travail, et à la restitution des échanges;

- Participer aux ateliers utilisateurs permettant d'assurer la co-construction et l'enrichissement fonctionnel de l'application.

Le/la chargé(e) d'études peut être amené à participer aux actions de présentation du pôle en interne et lors de déplacements organisés ponctuellement.

Connaissances :
Droit civil et procédure civile
Organisation judiciaire
Outils bureautiques et logiciels de présentation

Savoir-être :
Polyvalence
Rigueur et méthode
Esprit d'initiative et autonomie
Capacité à travailler en équipe
Sens du relationnel et de la pédagogie

Savoir-faire :
Veille juridique
Capacité de synthèse et qualité rédactionnelle
Qualité d'expression orale et d'animation
Capacité d'analyse
Capacité à organiser sa charge de travail
Savoir rendre compte

Expériences professionnelles antérieures souhaitées: Une expérience en juridiction, la connaissance de la procédure civile et une appétence pour le numérique seraient un atout

Offres de formation associées à votre prise de poste

Le programme Portalis met en place un processus d'intégration des nouveaux arrivants.

Ainsi, chaque nouvel(le) arrivant(e) bénéficie d'un dispositif visant à faciliter son arrivée par le biais d'un planning d'intégration, d'un système de tutorat et la remise d'un kit d'arrivée visant à livrer l'ensemble des informations indispensables à la prise de poste.

Le/la nouvel(le) arrivant(e) participe également, en fonction des places disponibles au cycle d'acculturation dit des nouveaux arrivants qui porte sur toutes les méthodologies de conduite de projet informatique ainsi qu'à l'utilisation de l'applicatif Portalis.

Une immersion dans les services civils peut également être proposée le cas échéant.