Secrétaire de la Sous-Direction des Relations Internationales Dreic H/F - Service Public

Dans le cadre de ses attributions géographiques, la sous-direction des relations internationales contribue, en liaison avec le ministère chargé des affaires étrangères, à la définition et à la conduite de la politique de coopération bilatérale internationale (hors Europe) dans le domaine scolaire (travail avec les ministères en charge de l'éducation et de la formation des pays des zones géographiques concernées) , ainsi que le dialogue avec les organisations internationales suivantes : ONU, UNESCO et Francophonie.La ou le secrétaire de la sous-direction a pour missions notamment de :

La ou le secrétaire de la sous-direction a pour missions de suivre l'activité de la sous-direction et d'y contribuer au niveau organisationnel, notamment de :

- gérer et organiser les agendas, en ayant une vision globale de l'activité de la sous-direction (agenda de la sous-directrice et des deux chefs de départements et leur équipe) et des échéances à respecter ;

- prendre en charge les aspects logistiques (réservation des salles pour les réunions, organisation des réunions, visioconférences, commandes de prestations, ....) ;

- accueillir les visiteurs (dont délégations étrangères) ;

- préparer matériellement divers dossiers (dossiers d'entretiens niveau sous-direction et Déléguée, niveau ministre également - préparation d'entretien bilatéral ou intervention/déplacement, préparation des accueils de délégations...)

- établir les ordres de missions et les états de frais ;

- filtrer les appels téléphoniques ;

- trier et distribuer le courrier, formats papier et numérique, de la sous-direction, et assurer un suivi des réponses/courriers sortants;

- assurer le classement et l'archivage des dossiers (formats papier et numérique/réseau)

Connaissances: modes de fonctionnement des administrations publiques; connaissance du ministère de l'éducation, son organisation et ses priorités; connaissance de l'environnement professionnel; techniques de documentation; archivage;

Compétences opérationnelles : évaluer et hiérarchiser des besoins/savoir prioriser; savoir gérer les aléas et les urgences; maitriser les outils bureautiques ; mettre en forme les documents; rédaction (courriers, méls, notes simples)

Compétences comportementales : sens de l'organisation; rigueur; capacité d'adaptation; réactivité; flexibilité; sens du travail en équipe; sens de la confidentialité; sens relationnel; intérêt pour les sujets éducatifs et internationaux;; savoir être force de proposition (rationnalisation des tâches, ...)

- une connaissance de l'anglais serait un atout supplémentaire dans cette fonction.

Dans le cadre du travail commun et de coordination entre les secrétaires (3) de la Délégation aux relations européennes, internationales et à la coopération (DREIC) et au-delà de la mission qu'elle ou il exerce pour la SDRI, la ou le secrétaire de la SDRI contribue au travail de secrétariat de la DREIC : entraide au quotidien, contribution aux travaux de secrétariat hors SDRI en fonction des nécessités de service, complémentarité, interim et permanences des autres secrétaires à assurer (coordination des périodes de présence sur site et des périodes de congés, pour des raisons de continuité de service - principe de permanences)