Officier - Mairie d'Epinay-Sous-Senart H/F - Communes

Suite à un changement de poste en interne, la collectivité d'Epinay-sous-Sénart recherche un(e)officier -agent instructeur guichet unique. Le poste est rattaché à la direction du parcours usagers. La Direction est quant à elle sous l'autorité du-de la chargée de mission Culture Communication & Parcours usagers.
Le service est composé de 7 agent et un responsable.

Les missions:
-Accueillir et renseigner le public
-Elaborer, instruire et suivre les dossiers administratifs en relation avec les usagers

Service Epinay Famille
-Consulter les informations relatives aux familles dans Ciril Enfance.
-Réceptionner et contrôler les dossiers pour les inscriptions scolaires.
-Remettre la fiche de renseignement et règlement intérieur périscolaire.
-Prendre les pré-inscriptions pour les activités périscolaires sur papier.
-Réceptionner et transmettre les certificats médicaux « enfants malades ».
-Réceptionner les documents nécessaires pour le calcul du quotient familial et de leur renouvellement (Assedic et RSA tous les 3 mois).
-Réceptionner les réclamations sur les factures émises.
-Assurer la mission de mandataire régie (régulariser et encaisser les factures (espèces, chèques, carte bancaire), sous le contrôle du régisseur unique

Affaires Générales :
-Réception des inscriptions électorales - Recensement du citoyen.
-Prendre des rendez-vous pour les instructions complexes en lien avec la hiérarchie.
-Instruction des demandes de titres (cartes d'identité et passeports).
-Instruction et délivrances des attestations d'accueil.
-Instruction et constitution des actes d'Etat Civil (Naissance, Reconnaissance,
-Mariage, Décès, PACS, changement de nom ou de prénom) - Transcription des actes - Avis de mention -
-Délivrer les actes d'état civil, les certificats de résidence, certificats de vie.
-Etablissement et délivrance des livrets de famille et duplicata.
-Réception des dossiers de mariage et de PACS.
-Participer aux célébrations de mariage et parrainage.
-Instruction des demandes d'inhumation, d'exhumation et de travaux.
-Gestion des achats et renouvellement de concessions.
-Accueil des familles endeuillées.
-Elections : Traitement des inscriptions et préparation des scrutins.
-Gestion et suivi du courrier - Affranchissement du courrier.

Relations internes :
- Les différents services municipaux
Relations externes :
- Les usagers
- Les prestataires extérieurs
- La Préfecture
- Le Tribunal de Grande Instance
Temps de travail hebdomadaire : 37h30

Les « savoirs » :
-Techniques d'accueil et de régulation
-Techniques d'écoute et de maîtrise des conflits
-Connaissance de tous les documents et formulaires nécessaires à la tenue du poste - Maîtrise des logiciels
-Gestion du temps
-Accueillir les rendez-vous à l'heure

Les « savoir-faire » :
-Accueillir et renseigner le public
-Avoir une attitude adaptée et représenter la Collectivité
-Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels
-Respecter les procédures organisationnelles
-Accompagner les usagers dans leurs demandes

Les « savoir-être » :
-Capacités relationnelles et rédactionnelles
-Travail en équipe
-Sens du service public
-Discrétion - Droit de réserve
-Ponctualité, disponibilité, rigueur,
-Considération, respect et courtoisie
-Grande disponibilité vis-à-vis du public avec risques de conflits