Assistant·e de Direction - Mairie de Sarcelles H/F - Communes

Sous l'autorité du Directeur Général Adjoint des Services, vous assurez l'ensemble des activités de secrétariat, d'organisation et de coordination permettant le bon fonctionnement de la direction.
À cet effet, vos missions principales sont les suivantes :

1. Assistanat du Directeur Général Adjoint des Services:
Organisation de l'agenda et prise de rendez-vous selon les priorités.
Coordination constante avec le Cabinet du Maire et les partenaires institutionnels.
Gestion des informations importantes, transmission des messages, suivi des dossiers urgents.
Organisation logistique des déplacements.
Appui administratif permanent et relation de confiance avec la hiérarchie.

2. Production de documents et suivi administratif:
Prise de notes, rédaction et mise en forme de courriers et documents variés.
Saisie, mise en page et diffusion de documents.
Classement, archivage, tenue des dossiers.
Suivi de l'exécution budgétaire de la direction.

3. Accueil et gestion des communications:
Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs.
Filtrage, transmission des messages et orientation vers les bons services.
Adaptation du discours selon l'interlocuteur.
Gestion du courrier entrant et sortant du DGAS.

4. Organisation des réunions:
Préparation des ordres du jour.
Transmission des documents dans les délais.
Prise de notes en réunion et rédaction des comptes rendus.

Titulaire d'un diplôme de niveau Bac minimum et/ou justifiant d'une expérience confirmée dans des fonctions d'assistanat de direction ou de secrétariat de haut niveau, vous disposez d'une solide maîtrise de l'organisation administrative, de la gestion de l'information et de la coordination d'activités au sein d'une administration. Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales, leurs circuits décisionnels et leurs procédures internes, et vous êtes en mesure d'accompagner efficacement la direction dans le suivi des dossiers stratégiques.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, notamment la prise de notes, la rédaction de courriers, la mise en forme de documents et la gestion d'agenda complexe. Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et collaboratifs et possédez une expression écrite et orale de grande qualité. Votre capacité à synthétiser l'information, à anticiper les besoins et à gérer les urgences constitue un véritable atout dans la conduite des missions confiées.
Doté·e d'un excellent sens de l'organisation, vous faites preuve d'autonomie, de réactivité et de méthode, tout en sachant travailler en lien étroit avec la hiérarchie et les partenaires internes et externes. Vous êtes reconnu·e pour votre discrétion, votre fiabilité, votre sens du service public et votre respect absolu de la confidentialité. Vous savez vous adapter à des contextes variés, gérer plusieurs sujets simultanément et contribuer à la fluidité et à la continuité du fonctionnement de la direction.