Assistant Administratif et Commercial H/F - GILIA

Vous avez une expérience en social ou médico-social (impératif). Vous serez en charge de la relation client

FONCTIONS :
En lien direct avec le gérant de l'entreprise, elle/il assure différentes fonctions dans l'entreprise et intervient au coeur des différents services.

RESSOURCES HUMAINES
- Élaboration et affichage des plannings hebdomadaires de l'équipe :
o Utilisation de l'outil Agendrix
o Gestion des remplacements afin d'assurer la continuité des prestations
o Utilisation de l'application pour échanger et informer les salariés
o Gestion des absences des salariés (congés annuels, maladies, absences) en relation avec le gérant.

GESTION
- Assurer la facturation des clients grâce aux outils informatiques fournis par la société et en suivant les processus mis en place
- Impression et mise en place de la distribution des factures
- Enregistrement, numérisation et remise en banque des remises de chèques.
- Envoi du fichier de prélèvement SEPA au gérant.
- Gestion des impayés : suivi, relances

LOGISTIQUE
- Gestion quotidienne des manquants à la réception
- Commande quotidienne des repas pour tous les clients via l'outil informatique
- Edition des documents journaliers
- Gestion des paniers « Too good to go »
- Edition des informations venant des cuisines pour information à l'équipe livraison
- Préparation de l'ensemble des documents nécessaires aux tournées du lendemain
- Vérification du matériel (téléphones, outils et matériel de livraison, dans les camions et à l'agence)
- Peut être amené(e) à faire de la préparation en chambre froide et à effectuer des livraisons clients en respectant les bonnes règles d'hygiène.

HYGIENE
- Mise en place et suivi des procédures d'hygiène
o Véhicules : nettoyage et feuilles de relevé de température
o Agence : nettoyage chambre froide
o Chambre froide : relevés numériques des températures
- Mise en place et suivi procédure TIAC
- Archivage des données
- Mise à jour et suivi des affichages obligatoires
- Informations et formation des équipes pour mise en place et tout changement de procédure

RELATION CLIENTS / ADMINISTRATIF CLIENTS
- Suivi commercial des clients
o Standard téléphonique
o Consigne des évènements dans l'outil Salesforce
o Prise en charge des prospects et mise en place des nouveaux clients
- Saisie et archivage des bons de commande clients
o Vérification du rendu des bons de commande clients des livreurs
- Validation des commandes e-commerce
- Récupération et transmission des informations clients auprès de l'équipe livraison
- Mise à jour des fichiers clients et commandes
- Visite des prospects ou rdv clients (à l'agence ou chez le client)
o Signature des contrats/devis
- Diététique
o Mardi : réglages des menus proposés par la cuisine
o Éditions des documents
o Remise des documents à l'équipe livraison
- Edition annuelle des attestations fiscales
- Gestion / Installation/ facturation de la téléassistance
o Élaboration du dossier client sur l'intranet Mondial Assistance
- Gestion de l'activité ménage en relation avec les prestataires
o Suivi clients
o Facturation

COMMERCIAL :
- Accueil, présentation, et relance des prospects
- Suivi du processus d'intégration des nouveaux clients
- Mise en place et participation à des évènements commerciaux afin de recruter des prospects pour la mise en place de portage de repas.

PROFIL
- Organisation
- Méthode
- Travail en équipe

Du lundi au Vendredi 08H/12H 14H/17H (possibilité de temps partiel 20/25h)
tutorat interne avant prise de poste (Préparation Opérationnelle à l'embauche)

Experience: 2 An(s) - secteur medio social

Compétences: aisance relationnelle et oratoire,maitrise de l'outil informatique

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Aide à domicile

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.