Office Manager H/F - Bridge RH

Bridge RH & Associés, cabinet généraliste à taille humaine fondé en 2010 par des experts en recrutement. Nous mettons notre expertise et nos conseils au service de nos candidats et de nos partenaires, notre objectif : créer de belles rencontres professionnelles. Notre ADN repose sur des valeurs essentielles : la bienveillance, la confiance, l'engagement Il n'y a qu'un pont à franchir !Missions principales

L'assistant(e) administratif(ve) et services généraux assure le bon fonctionnement administratif de l'entreprise et le suivi des moyens généraux. Il/elle contribue à la gestion quotidienne du bureau, au suivi des fournisseurs et des véhicules de société, ainsi qu'à l'accueil et la communication interne.

Responsabilités et tâches

1. Accueil et secrétariat général

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs extérieurs

- Gérer le courrier entrant et sortant : ouverture, tri, dispatch, affranchissement, dépôt à la poste

- Gérer les envois de colis et les commandes de timbres

- Rédiger, mettre en forme ou modifier les documents administratifs (devis, DPGF, courriers, etc.)

- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et comptables

2. Gestion administrative et comptable fournisseurs

- Réceptionner et dispatcher les factures fournisseurs

- Effectuer le rapprochement entre commandes, bons de livraison et factures

- Vérifier et saisir les factures dans le logiciel EBP

- Suivre le circuit de validation (services achats et travaux)

- Tenir à jour l'échéancier fournisseurs et préparer les parapheurs de paiement

- Enregistrer les règlements et effectuer le classement des factures réglées

- Assurer l'archivage comptable annuel

3. Suivi des véhicules et assurances

- Gérer la flotte automobile (voitures, scooter) : entretiens, contrôles techniques, sinistres

- Organiser les rendez-vous garages et assurer le suivi des réparations

- Suivre les contrats d'assurance : demandes de prix, déclarations de sinistres, gestion des expertises

- Déclarer les kilométrages aux assureurs

- Émettre les refacturations internes liées à la flotte et aux locations de véhicules

4. Services généraux et logistique

- Gérer les commandes de fournitures de bureau et de produits d'entretien

- Assurer la gestion des badges d'accès

- Traiter les doléances des locataires et déclencher les interventions des prestataires

- Suivre et classer les procès-verbaux (PV) et en assurer le règlement ou la contestation

Profil recherché

Formation / expérience
- Expérience de 2/5 ans minimum sur un poste similaire (PME, BTP, services ou industrie)

Compétences techniques

- Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook)
- Connaissance du logiciel EBP ou d'un ERP similaire appréciée
- Bonne expression écrite et orale
- Connaissance de base en comptabilité fournisseurs

Aptitudes personnelles

- Sens de l'organisation et rigueur
- Polyvalence, autonomie et discrétion
- Aisance relationnelle et esprit d'équipe
- Capacité à gérer les priorités et à travailler en transversal