Adjoint en Gestion Administrative Gestionnaire Sifac Bureau Financier H/F - Aix Marseille Université

Au sein du service financier de l'INSPE, la personne recrutée assure la gestion et le suivi des opérations financières pour les personnels BIATSS, enseignants et enseignants-chercheurs. Sous la responsabilité du responsable du bureau financier.

La personne recrutée est principalement chargée de :

La saisie et le suivi des commandes d'achats et de ventes, ainsi que des factures de vente dans le Système d'Information Financier Analytique et Comptable (SIFAC)
L'expertise, du conseil et de l'accompagnement des personnels de l'Inspé sur les procédures financières et comptablesMissions principales :

- Accuser réception et analyser les demandes d'achats transmises par les services et les différents sites de l'Inspé

- Procéder aux opérations de saisie des engagements, services faits, commandes d'achats et de ventes, ainsi que des factures de vente dans SIFAC, pour les centres financiers relevant de son périmètre de gestion (budgets pédagogique, recherche et bâtimentaire)

- Assurer l'exécution, le suivi et le contrôle des recettes

- Établir les devis, assurer la réception des marchandises et le suivi des commandes (relances auprès des fournisseurs, vérification des livraisons)

- Réceptionner, instruire et prendre en charge les demandes d'ordres de mission (transport, hébergement) via le portail NOTILUS

- Accompagner et conseiller les usagers dans leurs démarches administratives et financières

- Contrôler et valider les demandes émanant de l'ensemble des personnels (BIATSS, enseignants, enseignants-chercheurs, intervenants extérieurs)

- Créer et mettre à jour les fournisseurs et agents dans SIFAC

- Instruire les demandes d'autorisations d'absences à l'étranger

- Traiter, en lien avec l'agence comptable (service facturier), les opérations de régularisation comptable dans SIFAC (workflows, soldes de commandes, anomalies)

- Assurer le suivi des états de restitution financière (restes à livrer, restes à facturer, états de dépenses)

- Réaliser le suivi budgétaire et financier des centres financiers relevant de son périmètre de gestion

- Diffuser auprès des usagers les informations pratiques relatives aux procédures comptables et financières

- Contribuer à la continuité du service en cas d'absence des autres gestionnaires

- Assurer une veille réglementaire dans le domaine financier et comptable

Connaissances et savoirs :

- Environnement et réseaux professionnels

- Techniques d'élaboration de documents

- Techniques d'accueil téléphonique et physique

- Maîtriser les outils informatiques appliqués à la gestion financière (SAP / SIFAC) et lesTechniques de communication

- Utiliser les outils bureautiques

- Accueillir, orienter et prendre des messages

- Enregistrer, classer et archiver les documents

- Appliquer les règles et procédures financières

- Travailler efficacement en équipe

- Sens de l'organisation

- Réactivité

- Aisance relationnelle

- Sens de la confidentialité

- Rigueur et fiabilité